checklist

Microsoft Teams înglobează o mulțime de lucruri. Este un instrument de videoconferință, un canal de mesagerie în echipă și un instrument de co-autor în aplicație, pentru a numi doar câteva. În timpul pandemiei, popularitatea aplicației a crescut foarte tare. 

Numărul de utilizatori pentru MS Teams a crescut de la 20 de milioane în noiembrie 2019 la 75 de milioane în aprilie 2020. Începând cu acest an, Microsoft raportează un număr de utilizatori de 270 de milioane pentru platformă. Acest lucru îl face cel mai popular instrument pentru comunicarea în echipă.

Dar unul dintre lucrurile care face aplicația populară este și unul care poate face configurarea complexă. Microsoft Teams are multe părți mobile, dar pentru a le utiliza eficient, acestea trebuie să fie bine organizate. În plus, utilizatorii trebuie să aibă șansa de a învăța sistemul și de a cunoaște cele mai bune practici. 

 

Cuprins

 

Ce poate Microsoft Teams să facă?

Mai întâi, să ne uităm la diferitele zone ale Microsoft Teams și la ce poate face acesta. Apoi, vom oferi o listă de verificare simplă pentru a ajuta echipa să treacă prin procesul de setup și să funcționeze productiv.

Te poți gândi la Teams ca la un birou virtual în cloud. Este un hub centralizat în care echipele pot comunica, colabora și gestiona sarcini. Aici intervine și o componentă de comunicare externă pentru Teams. Poți folosi aplicația pentru conferințe video cu oricine. De asemenea, poți invita oameni din afara organizației într-un canal de chat.

Iată câteva dintre caracteristicile MS Teams:

  • Canale de chat izolate
  • Securitate pentru comunicarea echipei
  • Integrare cu aplicațiile Office
  • Integrare cu aplicații terță parte
  • Distribuire de fișiere
  • Conferințe video și audio
  • Sistem telefonic VoIP 
  • Toate resursele echipei într-un singur loc
Graphical user interface, application, Teams
Description automatically generated

Versiuni ale Microsoft Teams

O veste bună pentru întreprinderile mici este că există o versiune gratuită a Microsoft Teams. Dacă ai un plan de afaceri Microsoft 365, vei primi aplicația inclusă, dar cu câteva caracteristici suplimentare.

Microsoft a promovat, de asemenea, MS Teams pentru uz personal. Deci, îl poți folosi pentru a menține departamentele mai bine coordonate la locul de muncă. Sau pentru a gestiona apelurile video de familie sau colaborarea la întâlniri. Este o platformă de birou virtuală versatilă și scalabilă.

Ai nevoie de suport IT?

Descopera avantajele unui parteneriat cu Connsys.

 

 

Listă completă pentru procesul de setup al Microsoft Teams 

Setează echipele/departamentele 

Unul dintre avantajele Teams este că îți permite să configurezi canale specifice pe care grupurile sau echipele să colaboreze. Nu vrei ca toată lumea să formeze pe cont propriu aceste echipe, pentru că situația va scăpa de sub control și vei avea mai multe canale decât ai avea nevoie. 

Câteva idei pentru configurarea acestora:

  • Configurează echipe pe departamente (contabilitate, marketing etc.)
  • Adaugă o echipă la nivel de companie (unde toată lumea poate colabora)
  • Configurează echipe după rol (manageri, directori, etc.)

De obicei, dacă oglindești ierarhia organizației, acesta este un loc bun pentru a începe. Zonele echipei sunt securizate, astfel încât numai acei utilizatori invitați să poată vedea sau accesa orice conținut din acea echipă.

Graphical user interface
Description automatically generated

Adaugă membrii echipelor

Pentru fiecare echipă, adaugă membrii autorizați să participe la acea echipă. Aceștia ar fi oameni care pot vedea resursele postate în acel canal. În mod normal, ar fi membrii departamentului sau grupului pentru care este proiectată echipa.

Setează canale pentru echipe

Următorul nivel de sub echipă este dat de canale. Aceste canale de echipă ajută la organizarea conversațiilor. De exemplu, în cadrul unei echipe configurate pentru departamentul de marketing, poți decide să adaugi trei canale. Acest lucru menține conversațiile mai concentrate și facilitează găsirea lucrurilor.

De exemplu, poți avea canale pentru:

  • Administrarea site-ului web
  • Social Media
  • Publicitate offline

Canalele echipei sunt o altă zonă pe care dorești să o controlezi. Nu lăsa pe toată lumea să creeze canale fără un plan, altfel lucrurile se încurcă repede. 

Configurează Filele

Filele sunt o modalitate excelentă de a stimula productivitatea. Să zicem că angajații din echipa de contabilitate trebuie să acceseze un site web de raportare fiscală. În mod inevitabil, poate exista timp pierdut cerând acel link sau o autentificare. Acest lucru este valabil mai ales dacă cineva înlocuiește un coleg de muncă. 

Poți adăuga acel link de site sau alte informații în zona Files din partea de sus a canalelor echipei. Doar dă click pe semnul plus pentru a adăuga o nouă resursă și pentru a consolida lucrurile pentru membrii din echipa ta. 

Graphical user interface, text, application
Description automatically generated

Programează un training pentru Microsoft Teams

Unul dintre motivele pentru care inițiativele companiei eșuează este că utilizatorii nu au fost instruiți corespunzător. Dacă angajații nu sunt instruiți cu privire la utilizarea MS Teams, atunci vor reveni să folosească orice au folosit înainte. Acest lucru anulează beneficiile trecerii la Teams atunci când nu toată lumea știe cum să folosească aplicația.

Lucrează cu un profesionist Microsoft pentru a instrui echipele. Putem oferi sfaturi despre cele mai productive caracteristici, precum și scurtături pentru învățare și folosire. 

Asigură-te că aveți un interval de timp realist pentru implementare și învățare. De asemenea, ar trebui să întrebi echipa ca să vezi dacă au nevoie de mai mult ajutor în învățarea platformei sau dacă au sugestii ce pot fi implementate. 

Ai nevoie de ajutor ca să implementezi Microsoft Teams în organizația ta?

Te putem ajuta să treci peste multe dintre obstacolele cu care se confruntă organizațiile atunci când încep cu Teams. Contactează-ne astăzi pentru a îmbunătăți colaborarea și productivitatea în afacerea ta. 

Programeaza un apel video.

  • Fara nicio obligatie comerciala.
  • Analizam nevoile.
  • O discutie scurta cu unul dintre specialisti.

Camil Moldoveanu, Managing Partner

Servicii de securitate IT - Connsys - Bucuresti

Inspirație și cunoștințe direct în inbox-ul tău.

Înscrieți-vă pentru newsletter-ul nostru lunar și beneficiați de sfaturi și perspective despre modurile de lucru, procesele și securitatea din platforma cloud Microsoft (Office 365, Azure, etc.)