Există numeroase suite de aplicații care pot îmbunătăți productivitatea. Una din ele este Office 365, care are o multitudine de instrumente sub-apreciate. 

Office 365 a ajutat milioane de organizații să-și simplifice operațiunile. Unul din cele mai cunoscute exemple este Kohler, producătorul de instalații de baie și bucătărie.

La începutul pandemiei de coronavirus, aceștia se chinuiau să gestioneze operațiunile, deoarece o mare parte din echipă a trebuit să lucreze de la distanță. Compania a trebuit să-și ajusteze activitățile pentru a-și menține verdicitatea și valorile. 

Aici intră…Office 365!

Suita i-a ajutat să ofere training personalizat într-o perioadă scurtă de timp. Angajații lor au primit acces la podcast-uri, sesiuni de Q&A, video-uri scurte pentru învățare și experți renumiți. Toate acestea i-au ajutat să devină mai confortabili cu noua suită de aplicații. 

În timp, platforma le-a permis să depășească limitări precum cultura, limba și fusul orar cu ajutorul a diferite instrumente.

De exemplu, au folosit Teams pentru a mobiliza profesioniștii care au împărtășit informații din piețe la nivel mondial. De asemenea, SharePoint a facilitat mișcarea a peste 400 de terabytes de date, dinamizând comunicarea cu clienții și suportul. Organizația a îmbunătățit și securitatea și instalarea dispozitivelor, creând o cultură a agilității și productivității.

Merită menționat faptul că Office 365 nu se pretează doar pentru companii mari, precum Kohler. Orice antreprenor poate folosi această suită pentru a spori productivitatea. Realitatea este că multe dintre aceste instrumente sunt sub-folosite și sub-apreciate.

Acest articol va scoate în evidență câteva instrumente Office365 a căror implementare merită cel puțin considerată.

Aplicațiile

Aplicația 1 – Flow

Microsoft Flow îți permite să automatizezi fluxul de lucru asupra a diferite aplicații. Poți să le conectezi la mesaje instante și la alerte de email, poți sincroniza fișiere din diferite aplicații sau le poți copia de pe o platformă pe alta.

De exemplu, dacă completezi un formular SharePoint, poți folosi Flow ca să dezvolți un lead ăn Dynamics 365. 

Mai bine de atât, instrumentul acesta nu e limitat la Microsoft Services. Îți permite să extragi date de la Facebook sau să le uploadezi pe Dropbox. Rezultatul este o productivitate sporită prin conexiuni îmbunătățite. 

Aplicația 2 – Teams

Teams este un hub de întălniri și discuții pentru echipa ta. Această platformă în cloud combină notițe, fișiere, conferințe și o parte din aplicații în timp real.

Programul acesta a îmbunătățit dramatic colaborarea și productivitatea, aducând oamenii, conținutul și conversațiile într-un singur loc. Se integrează fără efort cu aplicațiile Office 365 și are un cloud global extrem de sigur. 

Un alt beneficiu este comunicarea în timp real. Teams permite membrilor să urmărească editurile din prezentările PowerPoint, asigurându-se că toată echipa contribuie. Utilizatorii pot să dea feedback și folosind chatul, ca să asigure productivitatea.

Pe lângă asta, Teams suportă cooperarea între platforme, permițându-ți să lucrezi pe telefon, tabletă sau computer.

Aplicația 3 – To-Do

Microsoft To-Do este o platformă inteligentă de gestionare a sarcinilor și activităților care facilitează planificarea în timpul unei zile. Să nu mai menționăm că livrează o metodă personalizată și intuitivă care ajută utilizatorii să rămână organizați.

Aplicația vine cu un algoritm robust care îți permite să creezi liste pentru aproape orice, cum ar fi proiectele de acasă, lucru sau cumpărături.

Să ții cont de memento-uri este simplu cu ajutorul To-Do. Poți adăuga memento, notițe și date limită în timp ce le personalizezi cu teme superbe. Pe lângă vizualizarea lor online, aceste liste sunt accesibile pe majoritatea dispozitivelor, incluzând telefoane Android, iPhone sau dispozitive Windows 10. 

Aplicația 4 – MyAnalytics

Deși echipele petrec mult timp în întâlniri, vorbit la telefon sau trimițând mail-uri, tot s-ar putea să nu fie prea productivi. Pentru a trece de acest obstacol, Office 365 introduce MyAnalytics.

Acest instrument crește eficiența angajaților analizând doi factori ce țin de productivitate: cu cine și cum își petrec utilizatorii timpul.

Folosind analitici robuste, acest instrument sugerează cum poți să fii mai productiv lucrând mai puțin după orele de lucru și reducând timpurile din ședințe în care stai degeaba. De asemenea, există inteligență artificială care îți aduce aminte de cerințele zilnice pe care trebuie să le îndeplinești.

MyAnalytics are 4 componente:

• Digests – Inbox-ul din Outlook ține un digest pentru a scoate în evidență săptămâna ce a trecut
• Dashboard – Dashboard-ul arată diferite statistici cum ar fi informații despre productivitate, obiceiuri legate de muncă și sugestii pentru a le îmbunătăți
• Insights Outlook – Această funcționalitate prezintă carduri care arată experiența de lucru și îți permit să răspunzi în mai multe moduri
• Inline Suggestions – Aceste sugestii sunt valabile în Outlook ca să te ajute să-ți mărești productivitatea

De asemenea, Microsoft consideră și confidențialitatea atunci când creează acest instrument. Din acest motiv ești singurul poate care avea acces la aceste informații.

Aplicația 5 – Viva

Microsoft Viva este o platformă a experienței angajaților care ajută să-ți îmbunătățești învățarea, vunăstarea și colaborarea în mediul de muncă. Acest instrument constă în 4 module: Viva Topics, Viva Connections, Viva Insights și Viva Learning.

Viva Topics adună și organizează conținut și cunoștințe în jurul oricărui subiect dintr-un business folosind Microsoft Graph și inteligența artificială.

Viva Connections funcționează ca o aplicație SharePoint în interiorul Teams, permițându-ți să partajezi conținut cu angajatorii tăi.

Viva Insights oferă informații în obiceiurile de lucru ale angajaților care pot cauza stres și burnout, precum suprasaturația de întâlniri sau munca după program. Aplicația permite managerilor să-și ajute echipa și să găsească un balans între productivitate și bunăstare. 

Viva Learning este un hub în Teams care face ușor să partajezi conținut și resurse de training în propriul business.

Aplicația 6 – Delve

Această aplicație este un instrument de vizualizare foarte capabil care incorporează elemente de social media și învățare socială. Acesta utilizează conținut de pe patru platforme: Exchange, SharePoint, Yammer și OneDrive. 

În orice caz, nu adună doar datele tale. În schimb, detectează informații relevante precum activitatea utilizatorilor și interacțiunile trecute. 

Aplicația 7 – Sway

Sway este o aplicație de prezentare care s-ar putea, la un moment dat, să înlocuiască PowerPoint. Această aplicație se laudă cu un motor de design integrat care produce prezentări și rapoarte atractive vizual.

O parte din funcționalități includ drag&drop-ul imaginilor, graficelor, videourilor și formatelor pe bază de pânză goală. Acest program poate să producă și newslettere sau povești care pot fi vizualizate pe alte dispozitive. 

Aplicația 8 – Planner

Microsoft Planner este o alegere excelentă pentru companiile cu membri de echipă pe tot globul și în cadrul mai multor proiecte. Acest instrument poate digitaliza procesele de gestionare al sarcinilor foarte rapid. 

Planner dă utilizatorilor acces la instrumente organizaționale vizuale și la patru funcții cheie: hub-ul de informații, perspective diferite, comunicare și categorizarea flexibilă. De asemenea, le permite membrilor aceleiași echipe să partajeze fișiere, creeze planuri, asigneze sarcini și să converseze cu colegi, timp în care pot primi constant actualizări pentru proiecte.

Revigorează-ți mediul de lucru

Poți să-ți aduci operațiunile la noi granițe dacă creezi un mediu de lucru agil și productiv. Office 365 te poate ajuta să atingi asta folosind o gamă largă de instrumente de comunicare și colaborare.

Indiferent dacă echipa ta lucrează de la distanță sau de la birou, această suită de aplicații poate îmbunătăți dramatic managementul proiectelor. Iar exemplul Kohler este dovada vie!

Dacă ai nevoie de integrare cu Office 365 în cadrul biroului tău, îți recomandăm să colaborezi cu Connsys. Suntem specialiști în IT și avem experiență de peste 11 ani!