Acum 5 sau 6 ani, VoIP (Voice over Internet Protocol) era încă considerat un diferit tip de sistem de telefonie pentru afaceri – unul care nu respecta norma. Pandemia a schimbat modul în care privim VoIP. Acum, sistemele bazate pe accesul la internet nu sunt doar norma, ci acestea reprezintă necesitatea pentru funcționarea și continuitatea business-ului.

În timpul pandemiei, VoIP și conferințele video au crescut cu peste 210%. Acest lucru e datorat mișcării către munca de la distanță și birourile hibride. 67% din companii spun că VoIP le ajută în efortul de a se ocupa de telefoanele pentru firmă.

Sistemul de telefonie al business-ului nu mai este legat, așadar, de o locație fizică. Asta permite gestionarea fluidă a unui business cu angajați împrăștiați în mai multe locații.

De asemenea, VoIP reduce semnificativ costurile de business. Tehnologia aceasta e mult mai ieftină decât cea tradițională, bazată pe o linie telefonică. Abonamentele sunt și ele reduse ca preț, iar o companie poate adăuga numere noi la un cost foarte mic.

VoIP are câteva funcționalități cheie pentru afaceri mici, însă administratorii sunt ocupați sau nu au timp să le folosească pe toate.

Care sunt cele mai bune funcționalități pentru a crește eficiența, productivitatea și experiența clientului?

O să le descoperim în articolul de azi!

Însoțitor automat

În multe firme mici, persoana care răspunde la telefon are și alte îndatoriri. Poți să îi eliberezi timpul acelei persoane și să îi oferi clientului care apelează o experiență mai bună cu un însoțitor automat.

Un însoțitor automat acționează ca directorul companiei. Acesta va redirecționa apeluri către departamentul sau angajatul corect. Înregistrează un mesaj plăcut și întreabă clientul câteva chestiuni cheie, cum ar fi: apasă tasta 1 pentru vânzări, apasă tasta 2 pentru suport tehnic sau altele.

Clientul care sună va putea să vorbească cu persoana de care are nevoie fără să explice de două ori motivul apelului – odată persoanei care răspunde, apoi persoanei către care este transferată.

Găsește-mă/Urmează-mă

Care e funcționalitatea favorită a utilizatorilor VoIP? 77% din angajații care folosesc VoIP spun că funcționalitatea Găsește-mă/Urmează-mă e preferata lor. Asta include abilitatea de a folosi un număr de telefon virtual accesibil de la orice dispozitiv. Staff-ul poate transfera apeluri de la un dispozitiv la altul foarte ușor.

Indiferent dacă ești la calculator, într-o cameră de conferințe sau pe telefon, o să poți fi sunat. Această funcționalitate reduce fricțiunea și permite oamenilor să ofere un singur număr de telefon. Apelanții pot folosi acel număr ca să ajungă la persoana potrivită via mobil, biroul de acasă sau biroul onsite.

Muzică pentru hold

Redarea muzicii în timp ce apelanții tăi sunt în așteptare poate părea un lucru mic, dar poate avea un impact mare asupra satisfacției și activății de generare de leaduri.

Am găsit câteva statistici dintr-un studiu care acoperea diferența dintre muzica de tip hold și liniștea. În acel studiu, cercetătorii au ținut persoanele în așteptare pentru un minut. Rezultatele au arătat că:

  • Liniște: Peste 50% din apelanți au închis
  • Așteptare cu muzică: Doar 13% din apelanți au închis

De asemenea, 45% din grupul liniște care nu au închis au crezut că sunt în așteptare de peste 3 minute, deși erau în așteptare doar un minut. Din cei care au avut muzică în timp ce erau pe hold 56% din ei au avut impresia că au fost pe hold mai puțin de un minut.

Așadar, putem vedea puterea activării unei simple funcționalități a sistemului tău VoIP. O să identifici astfel clienți mai fericiți și mai puține lead-uri care închid înainte să li se răspundă.

Transcrierea conversației pe email

Când tocmai ce ai ieșit dintr-un meeting și ești nevoit să treci printr-o serie de mesaje din căsuța vocală poți deveni destul de frustrat, deoarece trebuie să treci prin fiecare dintre acele mesaje vocale și să-ți dai seama pe cine ar trebui să suni prima dată.

Serviciile VoIP de la căsuța vocală spre email îți oferă posibilitatea să înregistrezi toate mesajele și să îți fie trimise cu transcrierea mesajului. Astfel, poți trece rapid prin emailuri și să scanezi textul, pentru a determina prioritatea apelurilor – nu-i nevoie să asculți fiecare mesaj.

Sonerie pentru grupuri

Soneria pentru grupuri e o funcționalitate foarte folositoare dacă ai o echipă mică. Această funcționalitate permite unui grup mai mare de numere să sune simultan până ce o persoană din grup răspunde.

Asta îneamnă că un alt membru al echipei poate să ajute apelantul, ca acesta să nu fie nevoit să lase un mesaj. Soneria pentru grupuri e ideală pentru echipele de vânzări, contabilitate și customer support.

Raportarea telefoanelor

Un alt bonus al sistemelor VoIP față de cele clasice e că primești raportarea apelurilor în timp real. Care sunt cele mai aglomerate momente din zi când ai nevoie de mai mulți angajați? Ai o problemă cu apelurile ce nu sunt preluate destul de rapid?

Raportarea apelurilor poate să-ți ofere o idee mai clară asupra anumitor chestiuni. Asigură-te că verifici aceste rapoarte și apoi automatizezi soluțiile pe care ai vrea să le vezi mai des.

Suport local

Asta nu e o funcționalitate a sistemului, dar este important să o ai. Dacă te înregistrezi pentru VoIP de la o companie dintr-o altă țară, nu o să ai support local când ai tu nevoie.

Să ai o persoană care să vină la birou să te ajute cu asta e important. Acesta îți poate seta telefoanele de VoIP și poate să te ajute să optimizezi grupurile, aplicațiile mobile sau altele. Sistemul de telefonie al afacerii e una din cele mai importante tehnologii de care te poți folosi. Asigură-te că ai suport local pentru a avea o operațiune pe care te poți baza.

Cauți soluții de VoIP?

Poți obține servicii experte și suport local de VoIP colaborând cu Connsys. Te așteptăm pe site-ul nostru pentru mai multe detalii despre soluțiile VoIP.

Servicii de securitate IT - Connsys - Bucuresti

Inspirație și cunoștințe direct în inbox-ul tău.

Înscrieți-vă pentru newsletter-ul nostru lunar și beneficiați de sfaturi și perspective despre modurile de lucru, procesele și securitatea din platforma cloud Microsoft (Office 365, Azure, etc.)