Pandemia a fost o realitate pe care companiile din toată lumea au trăit-o. Această realitate a necesitat schimbări majore în modul în care aceste companii funcționează. Faptul că toată lumea trebuia să fie la birou nu mai era un adevăr și nu avea sens pentru toate persoanele. Multe organizații au trebuit să evolueze rapid – astfel s-a ajuns la munca remote.

În cele mai rele momente ale pandemiei, este estimat că 70% din angajații full-time lucrau de acasă. Chiar și acum, când pandemia este pe un trend descendent, munca remote este încă o realitate. Un studiu de specialitate ne spune că 92% dn angajați se așteaptă să lucreze de acasă măcar o zi pe săptămână.

Această transformare a forțat companiile să regândească instrumentele și politicile pe care le folosesc. Multe dintre ele au fost nevoite să regândească total modul în care lucrează. Au trebuit să își multe mult din muncă într-un spațiu digital, cloud-based, pentru a susține echipele hybride (care lucrează atât de la birou, cât și de acasă).

Această tranziție a adus multe beneficii, precum:

  • Costuri reduse pentru angajați și angajatori
  • Echilibru între viață și muncă pentru angajat
  • Moral ridicat
  • Productivitate constantă sau chiar pe un trend ascendent
  • Mai multă flexibilitate în servirea clienților

Dar traziția către un spațiu digital a adus și multe provocări și riscuri – acestea incluzând:

  • Rețea de internet vulnerabilă
  • Angajați care se simt deconectați de propria echipă
  • Probleme de comunicare
  • Dificultăți în urmărirea productivității
  • Riscuri crescute de breșe ale datelor companiei

20% din organizații au experimentat o breșă în perioada pandemiei din cauza unui angajat remote. 

Depășirea acestor provocări și bucuria pe care beneficiile le oferă durează timp și necesită efort. De asemenea, e nevoie de ajutor IT profesionist, pentru a evita greșeli costisitoare. 

Mai jos sunt câteva din cele mai comune (și importante!) greșeli pe care companiile le fac atunci când își construiesc un ”birou digital”. 

Organizare precară a cloud-ului

Când companiile își digitalizează workflow-ul, fișierele se află, în general, într-un cloud. Dacă acele medii de cloud nu sunt bine puse la punct și organizate, e o problemă. Poate fi dificil pentru angajați să găsească fișierele de care au nevoie. 

Aproximativ 51% din angajați nu au reușit să distribuie unui document cu un coleg din această cauză. Ori nu au putut să-l găsească, ori au considerat că e mult prea greu de găsit și nici măcar n-au încercat – iar această problemă e într-o creștere cosnstantă, dacă compania nu se ocupă de astfel de comportamente. 

Avem pentru tine și câteva recomandări pentru a face aceste fișiere mai ușor de localizat:

  • Păstrează o structură a fișierelor (maxim 2-3 foldere în ierarhie)
  • Crează o ierarhie și o structură a numelor clară
  • Nu crea un fișier pentru ceva cu mai puțin de 10 documente
  • Arhivează și șterge fișiere lunar pentru a evita dezordinea

Includerea târzie (sau chiar deloc) a angajaților remote în conversații

Nimănui nu-i place să audă persoane care discută despre ceva într-o ședință și să realizeze că nu au habar despre ce se discută. Acest lucru se întâmplă dacă ai pierdut o parte din conversația inițiala. Multe companii nu au depășit încă problemele care apar în comunicarea dintre angajații de acasă vs. cei de la birou. 

Aproape 60% din angjații remote spun că pierd informații importante din această cauză. Asta se întâmplă deoarece colegii comunică, în principal, față în față. Eficiența are de suferit când angajații din birou iau decizii fără să ia în calcul părerea colegilor remote. 

Managerii trebuie să înceapă procesul de schimbare al acestei culturi. În vreme ce obiceiurile vechi au nevoie de o perioadă ca să fie schimbate, mindset-ul poate să tranziționeze pentru a fi mult mai inclusiv cu lumea hybridă.

Rezolvarea greoaie a folosirii neautorizate a aplicației cloud

Folosirea neautorizată a aplicației cloud era deja o problemă înainte de pandemie. Această problemă a crescut odată ce oamenii au început să lucreze de acasă. Din păcate, în multe cazuri, folosindu-și dispozitivele personale.

Peste jumătate din angajați cel puțin o aplicație neautorizată în flow-ul de muncă zilnic. Când asta se întâmplă, organizațiile pot suferi prin mai multe căi.

Aceste riscuri includ:

  • Pierderea datelor din cauza aplicațiilor nesecurizate
  • Încălcarea privacy-ului
  • Redundanțe în aplicații, care cresc soturile
  • Date ale companiei neprotejate, din cauza vizibilității
  • Angajatul părăsește compania și nimeni nu poate accesa datele din aplicația neautorizată

Realizarea faptului că remote nu înseamnă tot timpul ”de acasă”

Angajații remote nu lucrează tot timpul de acasă, conectați la Wi-Fi-ul de acasă. Ei ar putea lucra de la un hotel, aeroport, un membru al familiei sau dintr-o cafenea. 

Companiile care nu-și protejează informațiile companiei folosite de angajații remote pot avea riscul unei breșe. Rețelele publice sunt notorii pentru permiterea atacurilor cibernetice. Asta se întâmplă atunci când un hacker se conectează la aceeași rețea publică. Apoi, folosind un anumit software, pot accesa date transmise de alții acelei rețele. 

Este recomandat să folosești un business VPN pentru toți lucrătorii remote. VPN-urile nu sunt foarte scumpe și sunt ușor de folosit. Angajatul doar permite aplicația pe device. Aplicația apoi routează datele printr-un server criptat și sigur.

Folosirea instrumentelor pentru comunicare care frustrează majoritatea angajților

Sunt meeting-urile virtuale problema echipei tale? Aproximativ 85% din angajații remote spun că au avut 1-2 meeting-uri întrerupte din cauza tehnologiei. S-a ajuns în punctul în care rar mai există un meeting fără ca măcar o persoană să aibă probleme tehnice.

Comunicarea e uleiul care face ca motorul biroului digital să meargă cât mai bine. Ia-ți timp și testează cât mai multe variante. Caută ajutor pentru optimizarea testărilor în cazul meeting-urilor virtuale. De asemenea, asigură-te că echipa ta remote are instrumentele să mențină o comunicare lină – asta include căști, camere web, etc. 

Crește productivitatea biroului tău hybrid

Contactează-ne astăzi pentru un audit al tehnologiei folosite în afacerea ta, iar experții noștri te vor ajuta cu tot ce ai nevoie! 

Servicii de securitate IT - Connsys - Bucuresti

Inspirație și cunoștințe direct în inbox-ul tău.

Înscrieți-vă pentru newsletter-ul nostru lunar și beneficiați de sfaturi și perspective despre modurile de lucru, procesele și securitatea din platforma cloud Microsoft (Office 365, Azure, etc.)