Microsoft 365 este cel mai popular dintre toate programele majore de productivitate de birou. Are 48,8% din cota de piață globală, depășind aplicațiile Google cu câteva puncte procentuale.

Este folosit de persoane fizice, întreprinderi mici și mijlocii și organizații mai mari. Face tot ce are nevoie un birou modern. Inclusiv procesarea de text și munca în foi de calcul,  stocarea în cloud și conferințe video.

Deoarece Microsoft 365 este o platformă atât de vastă, cu peste 20 de aplicații în total, poate fi ușor să ratezi funcții utile. Oamenii tind să rămână cu ceea ce este familiar. Dar acest lucru îi determină adesea să nu economisească timp sau banilor în M365, dincolo de aplicațiile de bază.

Unele dintre numeroasele aplicații pe care le oferă, în funcție de planul de abonament, includ: 

• Excel;
• Word;
• PowerPoint;
• Outlook;
• To do;
• One Drive;
• Teams;
• Forms;
• Defender;
• SharePoint;
• Yammer;
• Lists;
• Access;
• Bookings;
• Intune;
• Planner;
• Visio. 

Doriți să obțineți mai multă valoare din aplicațiile Micrososft? Vom trece prin unele dintre cele mai utile aplicații și funcții despre care este posibil să nu fi știut. 

Profită de M365 cu aceste tips

Omite bara de meniu și folosește Căutare pentru a găsi funcții

Cu toții am fost acolo la un moment dat. Știi că există o modalitate de a face ceva într-o aplicație, dar nu o poți găsi în meniu. De exemplu, încerci să schimbi marginile în Microsoft Word pentru a avea mai mult spațiu pe pagină.

Ce-ai zice dacă nu mai pierde timpul dând click pe o filă și apoi pe alta și, în schimb, ai utiliza caseta de căutare din partea de sus. Nu este doar pentru căutarea unor subiecte de ajutor. O poți folosi și pentru a trece rapid la setări precum marginile, orientarea paginii și multe altele.

Profită de imagini, pictograme și videoclipuri gratuite

Cele mai multe companii au nevoie de imagini frumoase pentru site-uri web, broșuri și prezentări. Dar găsirea unor imagini bune și profesioniste poate fi costisitoare.

Nu poți doar să faci o căutare pe Google pentru a le găsi, deoarece pot fi protejate prin drepturi de autor. Trebuie să ai imagini pe care să le poți folosi fără probleme.

În Word, Excel și PowerPoint ai o galerie de imagini. Acestea pot fi utilizate gratuit. Ai, de asemenea, videoclipuri, pictograme și chiar modele 3D, toate acolo pentru alegere.

Le găsești accesând Inserare > Imagini > Imagini stoc. 

Utilizează fila din partea de sus pentru a trece între diferitele tipuri de media. Apoi, dai click pentru a-l insera direct în document, foaie de calcul sau prezentare.

Salvează timp prin utilizarea tipurilor de date în Excel

Research-ul pentru lucruri ca populația unui oraș sau valoarea nutrițională a unui meniu nou poate dura zile. Știai că în interiorul Excel ai acces la mai multe baze de date?

Poți profita de cifre stocate în „tipurile de date” Excel. Acestea includ subiecte despre orice. Folosește tipurile de date pentru a avea tone de date în câteva secunde pentru diferite subiecte.

• Începe prin a adăuga lista ta (de exemplu, o listă de elemente de meniu);
• Evidențiază lista;
• Apoi, dă click pe fila Dat;
• În fereastra Tipuri de date, alege tipul de date de care ai nevoie (de exemplu, Alimente, Plantă etc.)
• Apoi, dă click pe pictograma mică a bazei de date care apare în partea de sus a listei;
• Alege tipul de date dorit;
• Detaliile se vor completa în următoarea coloană deschisă din dreapta pentru fiecare element din listă.

Economisește timp la sondajele clienților cu Microsoft Form

Microsoft Forms este unul dintre cele mai bine păstrate secrete ale lui M365. Acest sondaj bazat pe cloud și generator de formulare simplifică trimiterea de chestionare către oameni. Primești rezultatele înapoi de îndată ce respondenții apasă „Trimite” în formularul bazat pe cloud.

Poți chiar să descărcaci rezultatele direct în Excel, pentru clasificarea sau încărcarea lor într-un tabel. 

Folosește antrenorul de prezentator al PPT pentru a-ți îmbunătăți abilitățile

De fiecare dată când ști că ai de făcut o prezentare pentru echipă sau clienți te apucă toate anxietățile? Nu toată lumea se simte confortabil să vorbească în public. 

PowerPoint poate ajuta cu o funcție utilă bazată pe inteligență artificială numită Presenter Coach. Activează acest antrenor când îți exersezi prezentarea. Îți va oferi sfaturi despre ritm, utilizarea cuvintelor de completare (de exemplu, ăăă), limbajul repetitiv și multe altele. 

Căută opțiunea „Repetă cu antrenorul” din meniul Slide Show.

Salvează textul de e-mail recurent în scurtăturile Outlook

Ai anumite e-mailuri pe care le trimiți clienților care au aceleași paragrafe de text în ele? De exemplu, ar putea fi indicații către clădirea biroului. sau cum să contacteze asistența. 

Nu mai tasta aceleași informații de fiecare dată. Outlook are o funcție numită Quick Parts care salvează și apoi inserează blocuri de text în e-mailuri. 

• Creează quick part-ul evidențiind textul dorint într-un e-mail;
• În meniul Inserare, dă click pe Quick Parts;
• Salvare Quick Part. 

Când ești gata să inserezi acel text într-un alt e-mail, folosește același meniu, apoi dă click pentru a insera patea pe care o aveai deja salvată. 

Creează o comandă rapidă din tastatură pentru a lipi ca text neformat

Comenzile rapide de la tastatură sunt excelente pentru a economisi timp. Dar nu există întotdeauna una acolo când ai nevoie. O comandă rapidă de tastatură de adăugat pentru MS Word este să lipești doar ca text. Această metodă elimină orice formatare pe care textul copiat ar fi putut-o avea, astfel încât documentul tău să nu fie încurcat și tu să nu mai petreci atât de mult timp cu formatarea. 

Aici sunt pașii de urmat pentru a crea o astfel de scurtătură: 

• În Word, click pe Fișier > Opțiuni.
• Click pe Personalizare. 
• În partea de jos a panoului, lângă Comenzi rapide de la tastatură, click pe Personalizare.
• Derulează în panoul din stânga la Toate comenzile.
• Caută „PasteTextOnly”
• Introduce comanda de la tastatură, apoi click pe Atribuire.

Ai nevoie de ajutor pentru a optimiza Microsoft 365?

Microsoft 365 are multe funcții de îmbunătățire a securității, de economisire a timpului și de economie de bani. Află cum te putem ajuta, programând o consultație astăzi.