OneNote este un instrument digital de ținere a notițelor care vine cu multe beneficii pentru utilizatori. Ce nu ai realizat încă este cât de puternică este acest instrument pentru a îmbunătăți colaborarea în echipe.

Luarea notițelor.

Acestea sunt o parte esențială a operațiilor de zi cu zi pentru mulți antreprenori, manageri și multe echipe. Până la urmă, oamenii nu se pot baza doar pe memorie pentru a-și aduce aminte tot ce s-a discutat într-o zi – mai ales atunci când intervin probleme importante.

Când vine vorba de luarea notițelor, metodele tradiționale sunt eficiente dar iau prea mult timă. Business-urile moderne au nevoie de ceva care să le permită să lucreze mai rapid. Din acest motiv optează pentru soluții digitale precum OneNote.

OneNote este un instrument de productivitate care folosește cloud-ul și tehnolgooile Microsoft pentru a face din scrierea, depozitarea și distribuirea informațiilor un task extrem de simplu.

 

Gândește-te la OneNote ca la un hub pentru toate notițele, care-ți permite să le organizezi în diferite moduri. Îți permite să atașezi și documente multimedia lângă text simplu.

Așadar, dacă ești în căutarea unui instrument de notițe robust, OneNote s-ar putea să fie soluția pentru tine.

Continuă să citești pentru a descoperi diverse căi prin care acest instrument poate fi de folos pentru tine și afacerea ta.

De ce ar trebui să te bazezi pe OneNote?

OneNote nu este doar un instrument puternic pentru luarea notițelor. Este de asemenea o unealtă care-ți permite să realizezi diferite funcții pentru o procesare a informațiilor mult mai ușoară.

Câteva din beneficiile principale includ:

Beneficiul #1. Promovarea colaborării în timp real

OneNote este parte din suita cloud Office365 a Microsoft. Asta înseamnă că utilizatorii OneNote pot să împartă fișiere cu alți coechiperi sau clienți în timp real. Mai multe persoane pot vedea și edita notițele simultan, permițând o colaborare fără fricțiune tot timpul.

Un lucru foarte interesant la editarea în timp real este că poți ține cont de schimbările fișierului pentru toată perioada. Poți chiar și restaura fișierul la o versiune anterioară în cazul unui accident.

Afacerile care folosesc mai multe locații pot beneficia de această funcționalitate, deoarece persoane din diferite colțuri ale țării sau ale lumii pot colabora în același timp, pe aceleași documente.

Fără alte cuvinte, nu e nevoie să schimbi zeci de e-mail-uri și să pierzi timp așteptând răspunsurile – managerii pot să își ușureze munca și să lucreze mai bine cu echipa, fără să fie nevoie să plece din birou.

Beneficiul #2. Securizarea informațiilor sensibile

Business-ul online și partajarea datelor sensibile vine cu riscuri de securitate. Asta e cu atât mai adevărat pentru software-ul laptop-urilor. Din fericire, OneNote vine cu o serie de funcționalități de securitate care-ți protejează datele și nu le lasă expuse către terți.

De exemplu, poți bloca anumite secțiuni cu parolă, având în același timp toată informația securizată cu criptare 3DES. Dacă documentele tale protejate de parolă sunt inactive pentru o perioadă lungă, software-ul le va bloca automat pentru a preveni scurgerile de date.

Beneficiul #3. Integrarea cu alte tipuri de software

Precum alte aplicații din suita Office365, OneNote a abilități de integrare foarte bune. Poți să sincronizezi OneNote-ul cu Outlook pentru a trimite informații pe email direct în aplicație și vice versa.

Mai mult de atât, poți integra acest software cu alte aplicații care nu se află în ecosistemul Microsoft. O parte din plugin-urile notabile sunt Zapier, Trello, Slack, Evernote, Dropbox, Salesforce și altele. Toate aplicațiile esențiale vor fi sincronizate, permițând echipei tale să fie și mai productivă în fiecare zi.

Beneficiul #4. Managementul proiectului

OneNote are multe moduri de folosire pentru afacerile generale. Totuși, e gândit special pentru project management.

Managerii de proiect se întâlnesc des cu probleme precum neînțelegeri între membrii echipei, întârzieri în comunicare sau blocaje ale proiectelor. Cu ajutorul OneNote, multe din aceste probleme vor fi atenuate.

Managamentul proiectelor poate astfel să devină direct. Acest lucru e posibil deoarece OneNote face treaba managerilor ușoară, fiind capabili să țină cont de realizările echipei. Pot actualiza timeline-ul, pot bifa task-urile completate și pot asigna alte task-uri cu ușurință.

OneNote, la următorul nivel!

Dacă ai mai folosit OneNote până acum, s-ar putea să fii interesat să înveți câteva ponturi ca să scoți maximul din acest software.

Folosește notițele rapide

Notițele rapide sunt o funcționalitate foarte faină care-ți permit să scrii un gând scurt care ți-a trecut prin minte când erai la prânz sau când nu erai încă la muncă.

Imaginează-ți că ești la magazin și îți aduci aminte că n-ai răspuns la un e-mail important. Poți să-ți scoți telefonul, deschizi aplicația OneNote și creezi o notiță rapidă, care să-ți reamintească de acest task.

Data viitoare când deschizi OneNote pe computer, o să vezi acolo mesajul.

Această funcționalitate e asemănătoare cu Sticky Notes, deoarece îți permite să-ți notezi orice idee sau gând în câteva secunde. Totate notițele tale vor fi salvate într-o secțiune a notițelor rapide.

Caută în toate notițele anumite informații

Căutarea notițelor poate deveni o problemă, odată cu trecerea timpului. Dacă ești un utilizator activ, o să ai în câteva luni sute de notițe. Dar nu-ți pune probleme, deoerece sunt multe opțiuni pentru a-ți organiza notițele și a căuta anumite informații.

OneNote are o opțiune de search, pentru a te ajuta să găsești mult mai repede ce ai nevoie.

Tot ce trebuie să faci este să apeși click pe lupă sau să folosești comanda CTRL-F de pe tastatură și să cauți o frază sau un cuvânt. Software-ul va căuta prin tot ce ai scris, chiar și prin poze, după rezultatele tale.

Poți să restrângi căutarea selectând meniul și alegând opțiunea căutată. O să vezi toate rezultatele subliniate în nptițele tale.

Când găsești notițele pe care le-ai căutat, poți închide apăsând X, în colțul din dreapta.

Folosește șabloane prestabilite

OneNote e construit să aibă o pânză goală pentru orice notiță nouă. Acest lucru oferă utilizatorilor multă flexibilitate. În orice caz, uneori acest lucru poate da impresia de simplitate. Astfel, poți adăuga structură, stil și culoare aplicației tale!

Din fericire, există foarte multe template-uri pre-generate din care poți alege. Poți descărca un template cu un fundal decorativ, listă de to-do, planner și multe altele.

Ține cont că poți folosi aceste template-uri doar în cadrul fișierelor OneNote. Cele care conțint deja text nu vor funcționa, deoarece majoritatea design-urilor forțează textul să apară într-un anume loc.

Dacă trebuie să adaugi un template unei notițe deja existente, creează una nouă cu template-ul aferent și copiază textul.

Scanarea documentelor de pe smartphone

Ai nevoie de notițe de pe documente scanate? Asta nu e o problemă pentru OneNote. Poți să folosești Microsoft Lens, o aplicație de scanare a PDF-urilor, pentru a scana multiple documente folosind telefonul și urcându-le în OneNote.

Devino maestru luării notițelor

Instrumentele de luare a notițelor au ajutat de-a lungul vremii mulți angajați și manageri să devină productivi. OneNote este un astfel de software care pare să le aibă pe toate – funcționalități din abundență, flexibilitate și ușurință de folosire.

Fie că ești un antreprenor care vrea să sporească performanța echipei tale sau un project manager care are nevoie să gestioneze mai bine timeline-ul proiectului, OneNote te poate ajuta. 

Contactează echipa Connsys pentru a vedea cum te putem ajuta cu nevoile tale în ceea ce privește OneNote.