Când un angajat părăsește compania, ar trebui să aibă loc un proces numit decuplarea angajatului de la bunurile digitale ale companiei. Offboarding-ul digital este vital pentru securitatea cibernetică.

Nu vrei ca un fost angajat să transmită un email malițios tuturor clienților tăi din partea mail-ului de muncă. Fișierele sensibile de pe computer-ul unui fost angajat pot să ajungă publice câteva luni mai târziu.

20% din business-uri au experimentat o breșă a datelor din cauza unui fost angajat.

Offboarding-ul digital presupune revocarea privilegiilor la datele companiei și alte funcții. Aceste este un proces critic prin care trebuie să treacă orice fost angajat pentru a reduce riscul.

În articolul de azi vă vom oferi un checklist folositor care să vă acopere baza în cazul unui offboarding digital. 

Checklist-ul offboarding-ului digital

Transferul informației

Informația vastă poate dispărea rapid dacă o persoană părăsește o organizație. Este important ca acea informație să fie capturată într-un proces de offboarding digital.

Asta poate însemna ceva atât de simplu precum aflarea care aplicație de social media a fost folosită pentru a posta, sau poate face referire la un tool de productivitate. Un alt mod ușor de a evita o problemă digitală este asigurarea CRM-ului și a datelor legate de vânzări.

Asigură-te că realizezi o descărcare a informațiilor cu un angajat în timpul interviului final. Mai bine de atât, asigură-te că staff-ul tău documentează constant procedurile și workflow-ul. Asta disponibilizează informația pentru toată compania, chiar dacă angajatul nu mai e acolo să-și facă task-urile.

Rezolvă conexiunile ce țin de social media-ul companiei

Rezolvă orice conexiune de social media pe care un fost angajat o are activă. Contul lor personal de Facebook e conectat ca admin la pagină? Postează regulat de pe Linkedin-ul companiei? 

Dacă da, revocă aceste permisiuni peste angajatul care tocmai a părăsit firma.

Identifică aplicațiile și datele de logare pe care persoana le folosea pentru muncă

Ar fi bine ca departamentul de HR sau IT să aibă o listă cu toate aplicațiile și datele de logare pentru site-uri pe care un angajat le are, dar nu poți presupune asta. Angajații folosesc des aplicații cloud neautorizate ca să-și facă job-ul. Asta se face fără să realizeze consecințele de securitate care se pot întâmpla. 

Asigură-te că știi care sunt toate aplicațiile pe care un angajat le folosea pentru activități ce țin de business. Va trebui să adresezi aceste probleme. Ori schimbi datele de logare dacă vrei să continui să folosești acele aplicații, ori închizi aplicațiile de tot după ce ai exportat datele companiei.

Schimbă parolele de email

Schimbarea parolelor de email ale angajaților ar trebui să fie primul lucru pe care-l faci. Asta ține departe foștii angajați de datele firmei. De asemenea, aceștia nu vor putea să trimită mail-uri ca și cum ar fi parte încă din firmă.

Conturile nu sunt închise imediat deoarece email-urile trebuie să fie stocate undeva, dar tu ar trebui să schimbi parolele pentru a te asigura că foștii angajați nu au acces.

Schimbă parolele angajaților de la aplicații cloud folosite pentru muncă

Schimbă toate parolele de la orice altă aplicație. Amintește-ți că angajații folosesc de multe ori anumite aplicații și de pe dispozitivele personale. Așadar, chiar dacă nu-și mai pot accesa calculatorul de muncă, asta nu înseamnă că nu au acces la vechile conturi.

Schimbarea parolelor îi lasă pe dinafara aplicațiilor indiferent de dispozitivul folosit. Poți simplifica procesul cu o soluție de tip single sign-in.

Recuperează orice dispozitiv al companiei

Asigură-te că recuperezi orice dispozitiv deținut de companie de la angajat. Angajații care lucrează remote primesc în general dispozitive de la companie pe care să-și facă treaba.

Trebuie să faci asta cât mai din timp pentru a evita pierderea echipamentelor. Odată ce oamenii nu mai lucrează pentru o companie, există șansa să-și vândă acele echipamente.

Recuperează datele de pe dispozitivele personale ale angajaților

Multe companii folosesc o politică de tip BYOD – adu-ți propriul dispozitiv la muncă. Asta le economisește bni, dar poate face procesul de offboarding mult mai dificil.

Trebuie să te asiguri că ai ”capturat” toate datele companiei de pe acele dispozitive. Dacă nu ai deja o politică de backup pentru asta, acum e momentul ideal să faci una. 

Transferă proprietatea datelor și închide conturile angajaților

Nu păstra conturile vechi de cloud ale angajaților pe perioadă nedeterminată. Alege un cont de utilizator să-i transferi informațiile și apoi închide contul. Dacă lași conturile foștilor angajați deschise reprezintă o invitație pentru un hacker. Dacă nu monitorizează nimeni contul, pot apărea anumite breșe. Un infractor poate obține acces și fura date pentru luni, fără să fie observat. 

Revocă acces la aplicații și rețea pe baza dispozitivelor mobile personale

Folosirea unui sistem de management al dispozitivelor poate să te ajute să revoci instant accesul în aplicații și rețea. Înlătură vechiul dispozitiv al angajaților din orice listă de dispozitive aprobate ale sistemului.

Schimbă parolele digitale din clădire sau birou

Nu uita de accesul fizic în interiorul clădirii. Dacă ai o poartă digitală sau parole la ușă, schimbă-le ca să te asiguri că persoana respectivă nu va mai avea acces. 

Ai nevoie de ajutor în procesul de offboarding digital?

Când adresezi în mod proactiv astfel de probleme, procesul e mai ușor și mai puțin riscant. Contactează-ne azi să te putem ajuta cu offboarding-ul digital al angajaților tăi!

Uneori, timpul pe care-l petreci să te gândești la tehnologiile pe care să le folosești în afacerea ta pot să fie destul de costisitoare. În tot acest timp de gândire nu te poți concentra pe nevoile afacerii tale, iar acest fapt poate să conducă la nemulțumirea clienților. 

Aici intervine echipa ta de servicii IT, precum Connsys.

Ei îți permit să externalizezi servicii legate de hardware și tehnologie IT, precum securitatea software-urilor IT sau cloud computing. Furnizorii de servicii IT pot să-ți ofere și o infrastructură IT robustă, pe care să te bazezi în timp ce tu îți concentrezi atenția pe activități ce oferă venit afacerii tale.

E adevărat că există un număr destul de mare de furnizori de servicii IT din care să alegi, însă asta nu înseamnă că toți se vor potrivi pe nevoile afacerii tale. De asemenea, integrarea cu o echipă nepotrivită poate duce la creșteri de cheltuieli fără să fie văzute rezultate clare, probleme de securitate recurente, inconveniențe privind backup-ul datelor tale și situații neplăcute ce au legătură cu perioadele de downtime.

Așadar, trebuie să fii foarte atent când îți alegi echipa. Singurul mod prin care poți evita dezamăgirea lucrului cu o echipă ce nu performează e să eviți aceste 8 greșeli comune când îți cauți furnizorul de servicii IT.

Cele 8 greșeli pe care trebuie să le eviți

Insistența pe tehnologii noi

Multe agenții de publicitate vor să te facă să crezi că cea mai nouă tehnologie îți va rezolva toate problemele. În vreme ce noile virtualizări sau oferte de cloud pot propulsa operațiunile multor companii, s-ar putea ca acestea să nu se potrivească afacerii tale.

Așadar, încearcă să nu lași hype-ul din jurul produselor noi să-ți influențeze decizia de business!

Consideră din start, cu atenție, dacă rezultatele pe care furnizorul de servicii IT ar trebui să ți le aducă și vezi dacă investiția asta te va ajuta să le atingi! Furnizorul tău nu ar trebui să îți creeze confuzie cu produse și funcționalități de ultimă oră – ci ar trebui să te ghideze și să creeze o integrare fără cusur!

Ia în considerare timpii de răspuns

Determinarea timpilor de răspuns ai furnizorului tăi IT este esențială. Trebuie să-i întrebi din start cât timp le ia în general să răspundă anumitor întrebări sau să rezolve probleme punctuale. Asigură-te să iei pulsul și eficienței support-ului chiar în locul unde firma ta își desfășoară activitatea.

O altă eroare gravă poate să fie reprezentată de lipsa informațiilor despre disponibilitatea lor. Echipa ta de IT ar trebui să ofere servicii cât mai rapide și constante, incluzând aici specialiști care o să-ți monitorizeze sistemul. 

Monitorizarea constantă și disponibilitatea te vor asigura că depistezi problemele ce țin de departamentul IT încă din fașă. După aflarea posibilelor probleme, furnizorul poate să administreze patch-uri și upgrade-uri pentru software, pentru a-l feri de dezastre! 

Mai mult de atât, furnizorul tău IT ar trebui să-ți ofere acces simplu la support-ul lor. Ar trebui să poți să-i contactezi oricând via e-mail, telefon sau chat pentru o ghidare instantă.

Neglijarea securității

Să nu iei în considerare funcționalitățile ce țin de securitate ale furnizorului tău de servicii IT poate să fie una din cele mai grave greșeli. Echipele ce nu dispun de mecanisme de apărare bine puse la punct nu-ți pot apăra sistemele din fața atacurilor cibernetice, astfel riscând să pierzi date și acces la anumite resurse. 

Pentru a evita asta, caută furnizori de servicii IT ce te pot proteja în fața malware-ului sau a altor amenințări ce țin de securitatea tehnologică. De asemenea, ar trebui prioritizată protecția datelor confidențiale ale afacerii tale, precum secrete ce țin de comerț sau informațiile clienților.

Când vine vorba de măsuri de securitate specifice, furnizorul tău de servicii IT ar trebui să aibă anumtie funcționalități care previn acțiunile de intruziune a datelor încă de la detectarea lor inițială. Lista include atacuri de tip phishing, simulări, filtrări ale conținutului web, securitatea DNS, protecția punctului final (endpoint), management-ul dispozitivelor mobile și protecția împotriva dark web. 

De asemenea, echipele responsabile de servicii IT ar trebui să elimine intrușii din point-of-sale și rețea înainte ca aceștia să-ți compromită sistemul. Asigurarea că aceștia se conformă regulilor guvernamentale și de securitate este, de asemenea, primordială.

Omiterea bugetului

Multe companii de IT operează sub forma plătește pe măsură ce progresăm în ceea ce privește schemele de pricing. Deși asta ajută să minimizezi investiția inițială, adoptarea unui număr mare de tehnologii simultan fără să consideri consturile recurente poate să pună o presiune mare asupra finanțelor firmei tale.

Așadar, gândește-te de două ori înainte să semnezi linia punctată.

Revizuiește-ți furnizorii de servicii IT temeinic și schițează-ți bugetul cu ajutor profesionist lângă tine. Pașii aceștia pot să te ajute să eviți frustrări considerabile în viitor!

Nedeterminarea scalabilității

Unul din cele mai mari impedimente în creșterea unei companii este alegerea unui furnizor de servicii IT cu scalabilitate ineficientă. 

În contrast, echipele IT scalabile ajută afacerile să evolueze și să crească. Acestea pot să își extindă serviciile constant pentru a se potrivi cu obiectivele companiei, chiar și dacă aceste obiective se schimbă.

Optarea pentru un acord privind nivelul serviciilor non-responsiv

Acordul privind nivelul serviciilor este documentul ce-i trage la răspundere pe furnizorii IT pentru serviciile pe care le prestează. Acest document stabilește standardele pentru responsabilitatea, calitatea, spectrul și timpii de livrare pe care furnizorii se angajează să-i ofere în scris. Fără acest document, scurtat în engleza ca SLA (Service Level Agreement), nu ai nicio garanție în ceea ce privește transparența colaborării voastre.

Când îți alegi furnizorul IT, găsește unul cu un Acord privind Nivelul Serviciilor cât mai responsiv. Așa te poți asigura că SLA-ul tău scalează cu serviciile, în timp ce redă și reliefează îmbunătățiri constante ale serviciilor.

Lipsa antrenamentului unei echipe și a feedback-ului

Povestea nu se termină odată ce ți-ai găsit un furnizor de servicii IT de încredere. Noile tehnologii nu vă vor crește în mod magic profitul sau scădea costurile.

Pentru a-ți atinge scopurile, angajații tăi trebuie să înțeleagă, de asemenea, cum să folosească aceste noi soluții tehnologice. Ține minte că nu fiecare membru al echipei tale va fi capabil să înțeleagă aceste noi instrumente fără probleme. Unii dintre ei poate vor prefera, în continuare, platformele deja existente în firma ta. 

Din fericire, poți angaja experți IT care să-i învețe cum să folosească noile tehnologii. Acești profesioniști ar trebui să simplifice orice pas complex și să sfătuiască angajații, pentru a-ți aduce ție, în schimb, un grad mare de satisfacție și utilizare a noii tale investiții.

De asemenea, unele companii organizează constant astfel de traning-uri dar nu reușesc să monitorizeze performanța propriei echipe. Asta e o mare greșeală, deoarece nu îți permite să analizezi răspunsul angajaților tăi la noile tehnologii. 

Așadar, ocupă-te de realizarea unor chestionare sau a altor forme de feedback, în care poți colecta date despre noile tehnologii introduse și poți afla orice slăbiciune a acestor tehnologii, din perspectiva angajaților tăi.

Ignorarea experiențelor cu foștii clienți

Alegerea unui furnizor IT este similară cu cumpărarea produselor sau serviciilor. Necesitatea analizării unor recenzii din partea altor clienți este crucială în procesul decizional. 

Pentru a putea obține o imagine clară a capacităților pe care echipa ta de IT le are, analizează clienții din prezent și cei din trecut ce activează în industrii similare cu tine. Caută recenzii, testimoniale și cere-i furnizorului o listă de proiecte și referințe din partea unor clienți. 

După ce ți-ai făcut cercetările, ar trebui să știi dacă între furnizorul de servicii IT și tine există compatibilitatea necesară pentru o colaborare profitabilă!

Găsește-ți furnizorul de servicii IT perfect

Nimeni nu vrea să se aleagă cu un furnizor de servicii IT care nu poate livra rezultate clare și profitabile, care lasă compania deschisă unor atacuri cibernetice sau cauzează alte vulnerabilități sistemului tău. Investiția se duce pe apa sâmbătei, iar operațiunile tale suferă grav.

Din fericire, putem să te ajutăm!

Hai să discutăm pentru 10-15 minute, fără niciun fel de obligație. Tu ne comunici nevoile tale, noi îți spunem cum te putem ajuta și așa te asiguri că obții rezultatele pe măsura sumei plătite! 

In continuare, in acest articol vei invata rapid sa deosebesti un consultant IT de un pompier IT. Vei intelege adevarata valoarea a acestui serviciu indispensabil pentru orice companie, dar si care este momentul in care trebuie sa iei atitudine. 

1) Tratarea problemei in locul simptomelor

Foarte multe companii au gresit de-a lungul anilor cand au externalizat departamentul IT unor “pompieri”. Cine sunt acestia? E foarte simplu de inteles. Sunt acei depanatori PC care iti rezolva problema cea mai arzatoare, dupa ce raportezi acea problema de nenumarate ori, iar apoi pleaca si nu ii mai intereseaza de ce a aparut problema, ce urmari va avea pe termen lung si care este sursa. Cand o problema reapare si interventia unui consultant IT nu pare sa o faca sa dispara, acea problema se va transforma pe termen lung in timp pierdut, costuri foarte mari pentru firma ta sau chiar pierderi efective provocate de intreruperile temporare ale activitatii sau pierderi de date. O astfel de abordare ar fi functionat perfect acum 10-15 ani, insa evolutia rapida a tehnologiei si complexitatea proceselor care au loc intr-un parc informatic face necesara atitudinea proactiva a consultantului IT si nu reactiva.

2. Depanarea calculatorului vs. intelegerea nevoilor IT vitale ale clientului

Misiunea unui pompier IT este depanarea echipamentelor care cauzeaza cel mai mare stres in reteaua clientului. De cealalta parte, un consultant IT stie ca secretul unei colaborari pe termen lung intre o casa de avocatura si o companie de IT externalizat sta in intelegerea de catre furnizor a nevoilor IT critice pentru business-ul clientului si se asigura ca ele sunt transformate in solutii/procese simple si functionale, adaptate clientului.

Misiunea unui consultant IT este sa ajunga in momentul in care clientul nu vede banii platiti ca un cost, o noua factura care ii incarca cheltuielile lunare, ci o investitie.
De aceea cand externalizezi un departament atat de important nu trebuie sa te uiti la costul mic al serviciilor IT, deoarece pe termen lung vei avea foarte mult de pierdut.

3) Facem de toate. Stim de toate Vs Solutii simple si testate.

Tehnologia se dezvolta cu o viteza ametitoare, iar in curand, dependenta afacerilor de echipamente, internet, informatie, transfer si securitate va fi si mai mare. Din acest motiv, solutiile IT nu sunt ca si curentul. Esti sigur ca de fiecare data cand apesi intrerupatorul se aprinde lumina. In IT, care este un proces continuu de inovare, de cele mai multe ori, producatori de software si hardware lanseaza solutii care nu sunt inca pregatite pentru piata si nu sunt complet functionale. Un consultant IT cu experienta se specializeza pe o anumita nisa de clienti si apoi, mai departe, invata in profunzime solutii care le sunt adresate acelui tip de clienti.

Mailul de exemplu, este vital pentru orice afacere si trebuie tratat cu maxima seriozitate. Recomandam pentru asta Office 365, o suita de aplicatii axate pe productivitate. Folosind solutia Microsoft va veti putea planifica foarte usor toate taskurile si veti lucra colaborativ, cu 99.9% uptime garantat.

O firma de consultanti IT o sa foloseasca doar cateva tehnologii pe care isi certifica si specializa intregul personal. In schimb, o firma de pompieri IT o sa experimenteze tot felul de solutii pe banii/timpul si nervii clientilor. De cele mai multe ori nici nu o vor face intentionat. Lipsa argumentelor si a experientei necesare pentru a face clientul sa asculte propunerea si sa fie convins de utilitatea implementarii unor anumite solutii, face o diferenta colosala intre modul de lucru al unui “pompier IT” si abordarea profesionista a consultatului IT. Clientul va simti acea neincredere a pompierului si va lua decizii raportate strict la costul vizibil din achizitie.

4) Hardisk SSD si numar de procesoare in loc de riscuri asumate/beneficii vs. costuri.

Intelegerea nevoilor de business ale clientului de catre echipa tehnica inseamna calitate in livrarea serviilor IT. Fara a intelege activitatea de la un capat la celalalt, nu poti aduce valoare. In schimb, un alt aspect foarte important de care trebuie sa tinem cont este comunicarea intr-un limbaj cunoscut clientului. De cele mai multe ori, clientii preluati de Connsys se plang ca au ales solutii nepotrivite, din cauza ca nu au reusit sa inteleaga nimic din ce a zis pompierul IT. Mai mult decat atat, situatia fiind critica, clientii au fost fortati de imprajurari si au ales sa mearga pe mana pompierilor.

Consultantul IT trebuie sa se faca usor inteles si sa isi prezinte solutiile cat mai simplu cu putinta. Solutia A prezinta aceste riscuri. Solutia B este mai scumpa, dar acopera riscurile Solutiei A. Alegerea finala o vei face intotdeauna tu, clientul. Consultantul nu trebuie sa iti genereze probleme si munca in a lua o decizie. El se ocupa de detalii tehnice, tu doar de buget si de riscuri care vrei sa fie acoperite.

5) Ma costa putin vs dorm linistit noaptea

De regula, clientii vor sa plateasca cat mai putin posibil, atata timp cat nu inteleg valoarea si siguranta adusa de un departament IT externalizat. Un pompier IT, neavand cunostintele necesare sa educe clientul, sa ii explice riscurile la care se expune sau metodele prin care poate sa isi dezvolte afacerea folosind solutii IT, alege sa vina in intampinarea lui cu un cost cat mai mic.

Din pacate, clientul va afla intr-un final ca acest cost mic nu acoperea si toate procesele din spate, nu intodeauna vizibile la prima vedere, care ii asigurau lui existenta businessului.

Timpul este o resursa pretioasa, iar casa ta de avocatura nu isi permite intreruperi care pot afecta productivitatea avocatilor tai. De aceea, departamentul IT externalizat trebuie sa gaseasca solutii pentru rezolvarea problemelor care intervin si sa asigure un sistem functional.
Firma ta va mai exista daca maine pierzi toate datele? Cand ai verificat ultima data acel backup “promis” de pompierul IT?

Esti sigur ca securitatea este pusa la punct? Daca maine site-ul casei tale de avocatura devine un portal xxx, vei mai avea credibilitate? Nu crezi ca te ataca nimeni? Exista software care scaneaza vulnerabilitati lasate descoperite in lipsa mentenantei, pe care le exploteaza.

Daca un angajat isi pierde telefonul acela nesecurizat si secretele clientului tau ajung in mainile cui nu trebuie, o sa mai cauti angajati anul viitor?

Connsys Solutions are o experienta de 10 ani, 70 de firme si peste 15 case de avocatura in portofoliul actual. 70% din clienti au fost preluati in momentul in care fostii lor colaboratori IT au pus clientii in situatii precum cele descrise mai sus.

Simti ca nu te mai poti ocupa de problemele de natura informatica deoarece sunt mult prea solicitante?

In cazul acesta externalizarea serviciilor IT ar putea fi cea mai buna solutie!

Daca pana acum majoritatea firmelor mari au facut acest lucru, in prezent tot mai multe firme mici si mijlocii (birouri care ofera diverse servicii, case de avocatura, etc.) au ales sa contracteze un departament IT externalizat.

Astfel, reprezentantii acestor firme si-au rezolvat o buna parte din problemele interne si in acelasi timp au reusit sa aloce mai mult timp promovarii companiei reprezentate pe piata din care fac parte.

Acestea fiind spune, te invitam sa citesti cu atentie randurile ce urmeaza si sa descoperi cateva dintre marile avantaje pe care ti le poate aduce externalizarea serviciilor IT.

Principalele avantaje ale externalizarii serviciilor IT

Timpul castigat

Cel mai mare avantaj oferit de contractarea unei companii pentru externalizarea serviciilor IT este ca vei castiga mai mult timp pentru ceea ce este cu adevarat important. Nu vei mai fi nevoit sa angajezi o echipa care sa se ocupe de intregul segment IT, deoarece vei avea la dispozitie tot suportul de care ai nevoie.

Imagineaza-ti ca nu vei mai pierde timp instruind angajati deoarece prin externalizarea acestui departament vei avea parte de o echipa pregatita oricand sa intervina si care in acelasi timp iti poate pune la dispozitie si servicii profesionale de consultanta in domeniul IT.

Control asupra costurilor

Atunci cand externalizezi un anumit segment din afacerera ta ai proprii tai angajati dar fara a-i plati individual. Astfel, vei plati la nivel lunar o suma stabilita printr-un contract, fara a mai fi nevoit sa achiti toate taxele care apar impreuna cu angajarea de personal.

Totodata, vei mai elimina si costurile cursuilor dedicate sau de pregatire in domeniu.

Te vei putea concentra pe lucruri mai importante

Scapand de responsabilitatea departamentului IT, toate resursele tale vor putea fi indreptate catre imbunatatirea serviciilor pe care le ai spre vanzare. Vei putea fi mult mai atent la imaginea de ansamblu stiind ca exista persoane capabile care se ocupa de functionalitatea calculatoarelor, serverelor si a altor echipamente care-ti definesc intreg parcul informatic.

Experienta

Indiferent de tipul de servicii pe care le prestezi, domeniul in care activezi este cel la care te pricepi cu siguranta cel mai bine. La fel este indicat ca si domeniul IT sa fie lasat in seama celor care il stapanesc. Alegand externalizarea serviciilor IT vei putea beneficia de solutii rapide si sigure, fara a lasa loc de erori facute de persoane cu mai putina experienta in domeniu.

Tehnologie

Un departament externalizat care isi desfasoara activitatea in acest domeniu a investit deja in solutii software care ii pot sustine activitatea. Astfel, pe langa taierea costurilor si din acest punct de vedere vei avea la dispozitie si o tehnologie de ultima generatie care poate fi folosita in orice situatie.

Tot la categoria tehnologie vei putea beneficia din partea baietilor de la IT si de toata consultanta de care ai nevoie atunci cand vine vorba de schimbarea si configurarea calculatoarelor pe care le detii sau pe care vrei sa le cumperi. Astfel, poti fi convins ca orice noua investie in acest domeniu va fi una facuta in baza unor argumente definite de experienta.

In masura in care inca nu te-ai convins de toate avantajele pe care ti le poate aduce externalizarea serviciilor IT, te invitam sa intri in legatura telefonica cu un consultant din cadrul companiei noastre.

Ne poti contacta fie telefonic la 021.300.53.73 sau pe email la adresa office@connsys.ro.