Externalizarea serviciilor IT pentru casele de avocatura din Bucuresti, dar si pentru companiile cu cel mult 50 de utilizatori, trebuie sa fie o decizie ce va aduce beneficii incredibil de mari. Ca in orice decizie importanta exista si un risc major. Este riscul ca acel plan frumos care ii este prezentat managerului general la inceput de drum, sa se transforme pe parcurs intr-un cosmar, iar mai tarziu, aflat in postura de client, acesta sa se simta cu mainile legate. Sa schimbi IT-ul nu este un lucru foarte usor, dar o poti face in urma unui audit complet, care iti va spune ce probleme exista in parcul tau informatic.

In continuare, in acest articol vei invata rapid sa deosebesti un consultant IT de un pompier IT. Vei intelege adevarata valoarea a acestui serviciu indispensabil pentru orice companie, dar si care este momentul in care trebuie sa iei atitudine. 

1) Tratarea problemei in locul simptomelor

Foarte multe companii au gresit de-a lungul anilor cand au externalizat departamentul IT unor “pompieri”. Cine sunt acestia? E foarte simplu de inteles. Sunt acei depanatori PC care iti rezolva problema cea mai arzatoare, dupa ce raportezi acea problema de nenumarate ori, iar apoi pleaca si nu ii mai intereseaza de ce a aparut problema, ce urmari va avea pe termen lung si care este sursa. Cand o problema reapare si interventia unui consultant IT nu pare sa o faca sa dispara, acea problema se va transforma pe termen lung in timp pierdut, costuri foarte mari pentru firma ta sau chiar pierderi efective provocate de intreruperile temporare ale activitatii sau pierderi de date. O astfel de abordare ar fi functionat perfect acum 10-15 ani, insa evolutia rapida a tehnologiei si complexitatea proceselor care au loc intr-un parc informatic face necesara atitudinea proactiva a consultantului IT si nu reactiva.

2. Depanarea calculatorului vs. intelegerea nevoilor IT vitale ale clientului

Misiunea unui pompier IT este depanarea echipamentelor care cauzeaza cel mai mare stres in reteaua clientului. De cealalta parte, un consultant IT stie ca secretul unei colaborari pe termen lung intre o casa de avocatura si o companie de IT externalizat sta in intelegerea de catre furnizor a nevoilor IT critice pentru business-ul clientului si se asigura ca ele sunt transformate in solutii/procese simple si functionale, adaptate clientului.

Misiunea unui consultant IT este sa ajunga in momentul in care clientul nu vede banii platiti ca un cost, o noua factura care ii incarca cheltuielile lunare, ci o investitie.
De aceea cand externalizezi un departament atat de important nu trebuie sa te uiti la costul mic al serviciilor IT, deoarece pe termen lung vei avea foarte mult de pierdut.

3) Facem de toate. Stim de toate Vs Solutii simple si testate.

Tehnologia se dezvolta cu o viteza ametitoare, iar in curand, dependenta afacerilor de echipamente, internet, informatie, transfer si securitate va fi si mai mare. Din acest motiv, solutiile IT nu sunt ca si curentul. Esti sigur ca de fiecare data cand apesi intrerupatorul se aprinde lumina. In IT, care este un proces continuu de inovare, de cele mai multe ori, producatori de software si hardware lanseaza solutii care nu sunt inca pregatite pentru piata si nu sunt complet functionale. Un consultant IT cu experienta se specializeza pe o anumita nisa de clienti si apoi, mai departe, invata in profunzime solutii care le sunt adresate acelui tip de clienti.

Mailul de exemplu, este vital pentru orice afacere si trebuie tratat cu maxima seriozitate. Recomandam pentru asta Office 365, o suita de aplicatii axate pe productivitate. Folosind solutia Microsoft va veti putea planifica foarte usor toate taskurile si veti lucra colaborativ, cu 99.9% uptime garantat.

O firma de consultanti IT o sa foloseasca doar cateva tehnologii pe care isi certifica si specializa intregul personal. In schimb, o firma de pompieri IT o sa experimenteze tot felul de solutii pe banii/timpul si nervii clientilor. De cele mai multe ori nici nu o vor face intentionat. Lipsa argumentelor si a experientei necesare pentru a face clientul sa asculte propunerea si sa fie convins de utilitatea implementarii unor anumite solutii, face o diferenta colosala intre modul de lucru al unui “pompier IT” si abordarea profesionista a consultatului IT. Clientul va simti acea neincredere a pompierului si va lua decizii raportate strict la costul vizibil din achizitie.

4) Hardisk SSD si numar de procesoare in loc de riscuri asumate/beneficii vs. costuri.

Intelegerea nevoilor de business ale clientului de catre echipa tehnica inseamna calitate in livrarea serviilor IT. Fara a intelege activitatea de la un capat la celalalt, nu poti aduce valoare. In schimb, un alt aspect foarte important de care trebuie sa tinem cont este comunicarea intr-un limbaj cunoscut clientului. De cele mai multe ori, clientii preluati de Connsys se plang ca au ales solutii nepotrivite, din cauza ca nu au reusit sa inteleaga nimic din ce a zis pompierul IT. Mai mult decat atat, situatia fiind critica, clientii au fost fortati de imprajurari si au ales sa mearga pe mana pompierilor.

Consultantul IT trebuie sa se faca usor inteles si sa isi prezinte solutiile cat mai simplu cu putinta. Solutia A prezinta aceste riscuri. Solutia B este mai scumpa, dar acopera riscurile Solutiei A. Alegerea finala o vei face intotdeauna tu, clientul. Consultantul nu trebuie sa iti genereze probleme si munca in a lua o decizie. El se ocupa de detalii tehnice, tu doar de buget si de riscuri care vrei sa fie acoperite.

5) Ma costa putin vs dorm linistit noaptea

De regula, clientii vor sa plateasca cat mai putin posibil, atata timp cat nu inteleg valoarea si siguranta adusa de un departament IT externalizat. Un pompier IT, neavand cunostintele necesare sa educe clientul, sa ii explice riscurile la care se expune sau metodele prin care poate sa isi dezvolte afacerea folosind solutii IT, alege sa vina in intampinarea lui cu un cost cat mai mic.

Din pacate, clientul va afla intr-un final ca acest cost mic nu acoperea si toate procesele din spate, nu intodeauna vizibile la prima vedere, care ii asigurau lui existenta businessului.

Timpul este o resursa pretioasa, iar casa ta de avocatura nu isi permite intreruperi care pot afecta productivitatea avocatilor tai. De aceea, departamentul IT externalizat trebuie sa gaseasca solutii pentru rezolvarea problemelor care intervin si sa asigure un sistem functional.
Firma ta va mai exista daca maine pierzi toate datele? Cand ai verificat ultima data acel backup “promis” de pompierul IT?

Esti sigur ca securitatea este pusa la punct? Daca maine site-ul casei tale de avocatura devine un portal xxx, vei mai avea credibilitate? Nu crezi ca te ataca nimeni? Exista software care scaneaza vulnerabilitati lasate descoperite in lipsa mentenantei, pe care le exploteaza.

Daca un angajat isi pierde telefonul acela nesecurizat si secretele clientului tau ajung in mainile cui nu trebuie, o sa mai cauti angajati anul viitor?

Connsys Solutions are o experienta de 10 ani, 70 de firme si peste 15 case de avocatura in portofoliul actual. 70% din clienti au fost preluati in momentul in care fostii lor colaboratori IT au pus clientii in situatii precum cele descrise mai sus.