Realizarea operațiilor de business în lumea digitală te supune unor riscuri de securitate. Mitigarea acestor sicuri ar fi imposibilă fără niște termenși și condiții sau o politică de conformitate IT.

Crearea și setarea unor termeni și condiții IT robuși pentru business-ul tău e extrem de important, deoarece majoritatea organizațiilor se bazează pe servicii digitalizate. 

Companiile online se bazează pe platformele de eCommerce pentru a face afaceri, luând comenzi și primind plăți prin intermediul acestora. Chiar și organizațiile fizice utilizează software pentru a realiza diferite activități, precum gestionarea comenzilor sau contabilitate.

În medii atât de orientate în jurul tehnologiei, lipsa unor măsuri de securitate adecvate pune în pericol poziția liderului afacerii. Sistemele IT pot fi abuzate iar tehnologia devine de multe ori sursa scandalurilor interne sau externe. 

Singurul mod prin care poți evita asta este crearea unor termeni și condiții IT foarte bine înrădăcinate în firma ta.

Acest articol va acoperi puncte cheie atunci când îți dezvolți sistemul de conformitate IT.

Ce trebuie să iei în considerare pentru polticile de conformitate IT?

Factorul 1: Oameni, procese și cum se aliniază acestea la tehnologie

Conformitatea IT nu ține doar de tehnologie – aceasta presupune și implicarea oamenilor și a proceselor. Realitatea este că multe organizații se concentrează pe tehnologie, fapt ce rezultă în audit ratat din cauză că nu țin cont și de celelalte 2 aspecte menționate deja. Acest lucru ne arată că lumea conformității este mult mai complexă.

Abordarea corectă poate să-ți asigure organizația că ține cont de standardele necesare.

Factorul 2: Legi și regularizări relevante

Legile și regularizările stipulează politicile ce guvernează cerințele din zona conformității IT. Aici sunt cele mai comune:

• Actul Sarbanes-Oxley – regularizează raportarea financiară
• Actul Gramm-Leach-Billey – guvernează informațiile personale non-publice și date financiare
• Actul asigurării de sănătate și al responsabilității – regularizează informațiile ce țin de sănătate procesate de către organizațiile din domeniul acesta

În ultimul rând, nu poți să începi un proces de conformitate fră să înțelegi legile și regularizările aplicabile organizației tale.

Ar trebui să stabilești și controalele care se aplică acestor legi și reguli. Acestea sunt orientate spre proces și spre mijloacele tehnice de a adera la aceste politici.

Aceste reguli pot juca un rol important în sectorul tău. Așadar, asigură-te că te familiarizezi cu toate controalele relevante.

Factorul 3: Creșterea conștientizării angajaților asupra importanței pe care o poartă politica de conformitate

Una din cele mai mari amenințări asupra securității datelor tale sunt angajații neinstruiți. Acțiunile lor pot avea un impact imens asupra securității cibernetice. De exemplu, încărcarea de software, partajarea, descărcarea și partajarea cu lipsă de atenție pot pune în pericol informații critice. 

Realitatea este că mulți angajați optează pentru metode de transfer al datelor nesigure, fiind foarte conveniente. Unele dintre instrumentele folosite sunt email-ul personal, aplicații pentru consumatori și mesagerie instantă. Toate acestea sunt ținte ideale pentru infractorii cibernetici.

Pentru a preveni ca business-ul tău să devină o victimă, utilizatorii trebuie să învețe și să înțeleagă de unde vin o mare parte din amenințări. Ei ar trebui de asemenea să înțeleagă care sunt acțiunile ce pot crește vulnerabilitatea organizației.

Transformarea partajării fișierelor într-o prioritae și investirea în educație conformă demonstrează importanța conformității IT. Eforturile tale pot ajuta membrii echipei disponibili să adopte cele mai bune practici din acest domeniu.

Când dezvolți un plan de instruire, asigură-te că incluzi aceste idei cheie:

• Cum metodele de transfer al fișierelor nesigure pot să-ți expună compania la un risc
• Evitarea păcălelilor de tip phishing
• Precauții în cazul descărcării sau folosirii aplicații despre care nu avem informații
• Condițiile pentru folosirea și crearea unor parolele puternice

Factorul 4: Cum se aliniază politica IT cu politicile companiei de securitate

Alinierea conformității IT cu operațiile de business presupune înțelegerea culturii organizației tale. De exemplu, mediul tău poate să planeze atât în jurul proceselor sau modalităților ad-hoc de a face lucrurile. 

Organizațiile care se aliniază cu prima variantă sunt în regușă dacă instaureză politici comprehensive, pentru a asigura conformitatea.

În contrast, companiile care se regăsesc în a doua descriere necesită controale detective și preventive. Ele trebuie să se adreseze anumitor riscuri, asociate cu politica ta. Acest lucru ajută diferiții auditori să înțeleagă de ce ai recurs la un anumit control sau ai decis să îți asumi un anume risc. 

Factorul 5: Înțelegerea mediului IT 

Mediile IT afectează direct design-ul politicii tale de conformitate IT. Acestea fiind spuse, există două medii principale:

• Medii omogene – Acestea constau în vâznători standardizați, configurații și modele. Sunt în general consistenți cu implementarea IT. 
• Mediile heterogene – Celălalt tip folosește o gamă vastă de aplicații, versiuni și tehnologii de securitate și conformitate.

În general, costurile de conformitate sunt mai mici în mediile omogene. Mai puțini vânzători și adiții tehnologice oferă o complexitate redusă și mai puține politici. Ca rezultat, prețul securității și al conformității per sistem nu e așa mare ca în cazul soluțiilor heterogene.

Indiferent de mediul tău, politica ta e nevoită să abordeze în mod corect noile tehnologii, incluzând virtualizarea și cloud computing.

Factorul 6: Stabilirea responsabilității

Conformitatea politicii IT nu funcțioează fără responsabilitate. Aceasta presupune definirea responsabilităților organizaționale ce determină bunurile pe care indivizii trebuie să le protejeze. De asemenea, acest lucru stabilește cine are puterea de a lua decizii cruciale.

Responsabilitatea pornește din vârf și cuprinde în totalitate executivul. Cea mai bună metodă pentru a avea garanția implicării este crearea programelor de conformitate IT în termeni de risc, nu de tehnologie.

Cât despre furnizorii tăi IT, aceștia au două roluri pivotale:

• Proprietari de date/sisteme – Proprietarul este parte a echipei de management care e responsabilă pentru uzul și grija datelor. În plus, aceștia sunt responsabili pentru protejarea și gestionarea informațiilor.
• Custozi de date/sisteme – Rolurile custodiale pot presupune diferite îndatoriri, precum administrarea sistemului, analiza securității, consiliere legală și audit intern.

Aceste responsabilități sunt esențiale pentru o politică de conformitate IT. De exemplu, auditorii trebuie să verifice atent execuția activităților de conformitate. Altfel, nu e niciun mod prin care poți asigura că implementarea merge conform planului.

Factorul 7: Automatizarea procesului de conformitate

IT-ul tău evoluează și crește constant. Auditorii interni pot să revizuiască un număr mic de conturi sau configurări ale sistemului.

Automatizarea e singurul mod prin care poți asigura evaluarea tuturor sistemelor regulat.

Treci cu ușurință prin conformitatea IT a business-ului tău

Setarea unei politici de conformitate IT bine-stabilită poate reprezenta un proces lung, dar poate să facă o diferență enormă în termeni de securitate a business-ului. Acest lucru îți ține reputația business-ului intactă și îți permite să eviți penalizări și amenzi.

Totuși, o să trebuiască să fii atent la câteva aspecte. Cel mai important dintre acestea este provider-ul tău IT. 

Dacă IT-ul tău nu se ridică la potențialul promis, o să trebuiască să faci față unor probleme de conformitate. Acestea pot cauză stres și pot duce până la oprirea operațiunilor.

Din fericire, există o modalitate mai ușoară de ieșire din acest bucluc. Vorbește cu specialiștii Connsys și ei te vor ajuta, indiferent de nevoile tale IT!