Microsoft a ținut cea mai recentă conferință a sa în octombrie anul trecut. În goana ultimelor sărbători, este posibil să fi ratat unele dintre cele mai importante momente. Nicio problemă, de asta suntem noi aici. 

Un lucru pe care îl vei observa este că Microsoft Teams a primit multă dragoste la eveniment. Microsoft descrie acum Teams drept „aplicația din centrul Microsoft 365”. Putem înțelege de ce compania continuă să îmbunătățească acest spațiu de lucru virtual. 

Teams are acum peste 280 de milioane de utilizatori. Nu este surprinzător să vedem că Microsoft a introdus peste 450 de noi funcții Teams. Și asta doar în ultimul an.

Vom analiza mai jos câteva funcții Teams, împreună cu alte anunțuri Microsoft App de la Ignite. Acestea pot oferi câteva idei pentru următoarea actualizare a fluxului de lucru digital.

Teams Premium

Există o nouă ofertă Teams Premium de la Microsoft care adaugă o componentă AI complet nouă platformei. Acest serviciu include mai multe funcții bazate pe inteligență artificială. Ei fac să pară că ai propriul tău asistent de întâlnire.

Unele dintre caracteristicile interesante includ generarea automată a capitolelor dintr-o întâlnire Teams. Aplicația generează, de asemenea, evidențieri personalizate pentru tine. Acest lucru te scutește de a fi nevoit să vizionezi din nou întâlnirea mai târziu.

Dacă ai întâlniri la nivel internațional, te poți bucura de traduceri în timp real pentru subtitrări. Ghidurile de întâlnire sunt o altă caracteristică nouă. Îți configurează opțiunile de întâlnire în funcție de nevoile tale.

Cameră inteligentă de 360 de grade

SmartVision 60 este prima cameră inteligentă de 360 ​​de grade, situată în centru. Are capacitatea de a urmări difuzorul pe măsură ce se mișcă. Camera va avea și o funcție de recunoaștere a persoanelor în curând.

Întâlnirile virtuale pot simți mult mai mult ca întâlniri reale folosind SmartVision 60. În loc să vezi doar un flux video mic al unei persoane, mișcarea camerei poate captura o întreagă echipă.

Cisco este acum partener certificat pentru Teams

Cei care sunt fani ai produselor pentru întâlniri Cisco vor fi încântați să afle că acum au mai multe opțiuni. Microsoft a anunțat că Cisco este acum un partener Teams Room Certified Devices. Acum poți începe întâlnirile Teams pe toate dispozitivele de întâlnire Cisco certificate.

Microsoft Places

Una dintre aplicațiile pentru spațiul de lucru virtual care sprijină noua mișcare hibridă este Microsoft Places. Aceasta este o aplicație de management al echipei care se integrează cu restul ecosistemului Microsoft 365.

Biroul este încă prin preajmă, dar pentru cât timp? O mare parte din lume a trebuit să facă lucruri virtual în timpul pandemiei. Multe companii și angajați au descoperit că le place mai mult așa. 

Microsoft Places este încă o modalitate prin care Microsoft conduce revoluția biroului hibrid. Unele dintre caracteristicile aplicației includ:

• Gestionează și urmărește locul în care lucrează angajații (acasă sau la birou)
• Urmărește dacă colegii sunt plecați sau disponibili
• Urmărește utilizarea camerei fizice pentru a lua decizii strategice

Funcția de ore și locație în Outlook și Teams

Un alt anunț legat de lumea de lucru hibridă este funcția de ore și locație. Aceasta este o nouă capacitate adăugată la Teams și Outlook pentru a facilita programarea întâlnirilor în persoană.

Poate deveni dificil să planifici întâlniri în persoană atunci când nu ști cine lucrează la birou și cine este la distanță. Dacă plănuiești fără a verifica, ești obligat să superi pe cineva. Nu va fi fericit dacă plănuia să lucreze de acasă în acea zi.

Noua funcție de ore și locație permite oamenilor să specifice unde lucrează. Ei pot regla acest lucru de la oră la oră și elimină presupunerile sau incertitudinile. 

Previzualizarea privată a aplicației Loop

Un alt anunț interesant al aplicației făcut de Microsoft a fost despre aplicația Loop. S-a declarat că Loop a intrat în previzualizare privată. Acest lucru le oferă unor organizații șansa de a verifica acest lucru.

Loop este o aplicație pentru spațiu de lucru colaborativ care ajută echipele să creeze idei într-un spațiu virtual. Toate datele extrase din aplicațiile Microsoft 365 se sincronizează automat pentru a rămâne la zi.

Editor Video Microsoft Clipchamp 

Este posibil să fi observat o aplicație necunoscută care apare pe Windows. Microsoft Clipchamp a fost anunțat oficial la evenimentul Ignite. Este un editor video rapid și ușor pentru computerele Windows.

Te-ai simțit vreodată frustrat când încercai să editezu un videoclip și nu aveai instrumentul potrivit pentru a face acest lucru? Atunci poate vrei să arunci o privire mai atentă la ceea ce are de oferit Clipchamp. Se pare că e foarte intuitiv și ușor de folosit.

Te putem ajuta să descoperi universul Microsoft 365

Microsoft 365 a parcurs un drum lung într-o perioadă scurtă. Există multe integrări diferite de aplicații pe care le poți folosi la muncă. Dar poate deveni puțin complicat fără un expert care să te ajute.

Noi suntem aici pentru tine. Programează o întâlnire și noi ne asigurăm că folosești toate instrumentele care îți pot face munca mai ușoară și mai eficientă! 

Este folosit de persoane fizice, întreprinderi mici și mijlocii și organizații mai mari. Face tot ce are nevoie un birou modern. Inclusiv procesarea de text și munca în foi de calcul,  stocarea în cloud și conferințe video.

Deoarece Microsoft 365 este o platformă atât de vastă, cu peste 20 de aplicații în total, poate fi ușor să ratezi funcții utile. Oamenii tind să rămână cu ceea ce este familiar. Dar acest lucru îi determină adesea să nu economisească timp sau banilor în M365, dincolo de aplicațiile de bază.

Unele dintre numeroasele aplicații pe care le oferă, în funcție de planul de abonament, includ: 

• Excel;
• Word;
• PowerPoint;
• Outlook;
• To do;
• One Drive;
• Teams;
• Forms;
• Defender;
• SharePoint;
• Yammer;
• Lists;
• Access;
• Bookings;
• Intune;
• Planner;
• Visio. 

Doriți să obțineți mai multă valoare din aplicațiile Micrososft? Vom trece prin unele dintre cele mai utile aplicații și funcții despre care este posibil să nu fi știut. 

Profită de M365 cu aceste tips

Omite bara de meniu și folosește Căutare pentru a găsi funcții

Cu toții am fost acolo la un moment dat. Știi că există o modalitate de a face ceva într-o aplicație, dar nu o poți găsi în meniu. De exemplu, încerci să schimbi marginile în Microsoft Word pentru a avea mai mult spațiu pe pagină.

Ce-ai zice dacă nu mai pierde timpul dând click pe o filă și apoi pe alta și, în schimb, ai utiliza caseta de căutare din partea de sus. Nu este doar pentru căutarea unor subiecte de ajutor. O poți folosi și pentru a trece rapid la setări precum marginile, orientarea paginii și multe altele.

Profită de imagini, pictograme și videoclipuri gratuite

Cele mai multe companii au nevoie de imagini frumoase pentru site-uri web, broșuri și prezentări. Dar găsirea unor imagini bune și profesioniste poate fi costisitoare.

Nu poți doar să faci o căutare pe Google pentru a le găsi, deoarece pot fi protejate prin drepturi de autor. Trebuie să ai imagini pe care să le poți folosi fără probleme.

În Word, Excel și PowerPoint ai o galerie de imagini. Acestea pot fi utilizate gratuit. Ai, de asemenea, videoclipuri, pictograme și chiar modele 3D, toate acolo pentru alegere.

Le găsești accesând Inserare > Imagini > Imagini stoc. 

Utilizează fila din partea de sus pentru a trece între diferitele tipuri de media. Apoi, dai click pentru a-l insera direct în document, foaie de calcul sau prezentare.

Salvează timp prin utilizarea tipurilor de date în Excel

Research-ul pentru lucruri ca populația unui oraș sau valoarea nutrițională a unui meniu nou poate dura zile. Știai că în interiorul Excel ai acces la mai multe baze de date?

Poți profita de cifre stocate în „tipurile de date” Excel. Acestea includ subiecte despre orice. Folosește tipurile de date pentru a avea tone de date în câteva secunde pentru diferite subiecte.

• Începe prin a adăuga lista ta (de exemplu, o listă de elemente de meniu);
• Evidențiază lista;
• Apoi, dă click pe fila Dat;
• În fereastra Tipuri de date, alege tipul de date de care ai nevoie (de exemplu, Alimente, Plantă etc.)
• Apoi, dă click pe pictograma mică a bazei de date care apare în partea de sus a listei;
• Alege tipul de date dorit;
• Detaliile se vor completa în următoarea coloană deschisă din dreapta pentru fiecare element din listă.

Economisește timp la sondajele clienților cu Microsoft Form

Microsoft Forms este unul dintre cele mai bine păstrate secrete ale lui M365. Acest sondaj bazat pe cloud și generator de formulare simplifică trimiterea de chestionare către oameni. Primești rezultatele înapoi de îndată ce respondenții apasă „Trimite” în formularul bazat pe cloud.

Poți chiar să descărcaci rezultatele direct în Excel, pentru clasificarea sau încărcarea lor într-un tabel. 

Folosește antrenorul de prezentator al PPT pentru a-ți îmbunătăți abilitățile

De fiecare dată când ști că ai de făcut o prezentare pentru echipă sau clienți te apucă toate anxietățile? Nu toată lumea se simte confortabil să vorbească în public. 

PowerPoint poate ajuta cu o funcție utilă bazată pe inteligență artificială numită Presenter Coach. Activează acest antrenor când îți exersezi prezentarea. Îți va oferi sfaturi despre ritm, utilizarea cuvintelor de completare (de exemplu, ăăă), limbajul repetitiv și multe altele. 

Căută opțiunea „Repetă cu antrenorul” din meniul Slide Show.

Salvează textul de e-mail recurent în scurtăturile Outlook

Ai anumite e-mailuri pe care le trimiți clienților care au aceleași paragrafe de text în ele? De exemplu, ar putea fi indicații către clădirea biroului. sau cum să contacteze asistența. 

Nu mai tasta aceleași informații de fiecare dată. Outlook are o funcție numită Quick Parts care salvează și apoi inserează blocuri de text în e-mailuri. 

• Creează quick part-ul evidențiind textul dorint într-un e-mail;
• În meniul Inserare, dă click pe Quick Parts;
• Salvare Quick Part. 

Când ești gata să inserezi acel text într-un alt e-mail, folosește același meniu, apoi dă click pentru a insera patea pe care o aveai deja salvată. 

Creează o comandă rapidă din tastatură pentru a lipi ca text neformat

Comenzile rapide de la tastatură sunt excelente pentru a economisi timp. Dar nu există întotdeauna una acolo când ai nevoie. O comandă rapidă de tastatură de adăugat pentru MS Word este să lipești doar ca text. Această metodă elimină orice formatare pe care textul copiat ar fi putut-o avea, astfel încât documentul tău să nu fie încurcat și tu să nu mai petreci atât de mult timp cu formatarea. 

Aici sunt pașii de urmat pentru a crea o astfel de scurtătură: 

• În Word, click pe Fișier > Opțiuni.
• Click pe Personalizare. 
• În partea de jos a panoului, lângă Comenzi rapide de la tastatură, click pe Personalizare.
• Derulează în panoul din stânga la Toate comenzile.
• Caută „PasteTextOnly”
• Introduce comanda de la tastatură, apoi click pe Atribuire.

Ai nevoie de ajutor pentru a optimiza Microsoft 365?

Microsoft 365 are multe funcții de îmbunătățire a securității, de economisire a timpului și de economie de bani. Află cum te putem ajuta, programând o consultație astăzi.

S-a făcut un chestionar în rândul angajaților care au job-uri remote. Chestionarul a concluzionat faptul că din februarie 2022, 42% dintre ei lucrau într-un mod hibrid și 39% lucrau de acasă. 

Pandemia a fost cea care a adus tranziția la acest nou mod de lucru. A forțat companiile să opereze cu echipe care nu puteau să vină în condiții de siguranță la birou. În acest timp, angajații și angajatorii au experimentat beneficiile muncii în stil hibrid. 

Aceste benedicii ale echipelor care lucrează remote includ scăderea costurilor atât pentru angajatori cât și pentru angajați. De asemenea, a permis companiilor să opereze cu mult mai multă flexibilitate și a îmbunătățit moralul angajaților. 

Un lucru a ajuns să surprindă mulți angajatori care se temeau că lucrul remote va duce la scăderea productivității. Aceasta a crescut, de fapt, în multe circumstanțe. 

63% dintre companiile care au o creștere mare folosesc un tip de muncă hibrid pe stilul “priductivitate oriunde”. 

Pentru ca echipele care lucrează în mod hibrid să fie productive acestea trebuie să rămână conectate. Indiferent de unde lucrează, ar trebui să aibă tehnologiile necesare. 

Aici sunt câteva dintre modurile în care Microsoft 365 poate ajuta la optimizarea muncii hibrid productive. Unele dintre aceste feater-uri sunt deja lansate, iar altele vor fi lansate pe parcursul anului. 

Microsoft Teams & Caracteristici Extinse 

Microsoft Teams este mult mai mult decât o aplicație de trimis mesaje. Aplicația combină cele mai bune caracteristici ale ședințelor virtuale și ale canalelor de mesaje. Le aduce împreună într-o platformă concepută pentru a fi un centru de lucru online sigur. 

MS Teams a parcurs un drum lung în ultimii cinci ani. Și compania continuă să adauge mai multe funcții pentru a permite birouri hibride. Unele dintre actualizările recente ale caracteristicilor includ:

• abilitatea de a înregistra webinariile;
• moduri de prezentator care oferă o prezență virtuală mai profesionistă;
• securitate ridicată prin caracteristici ca smart links și atașamente smart;
• un sistem telefonic complet VoIP pentru afaceri;
• adăugarea unei componente „metavers” numită Mesh for Teams.

Noi opțiuni pentru meet-urile RSVP din Outlook

Una dintre provocări, atunci când toată lumea nu lucrează în același loc, este cum să știi când să „intra” și să „ie ieși”. La fel și cum să anunți colegii dacă lucrezi acasă săptămâna viitoare sau la birou.

Pentru a ajuta echipele hibride să se coordoneze mai bine, Outlook primește o actualizare. Acesta va permite utilizatorilor să răspundă la întâlniri. Acest lucru poate permite membrilor echipei să știe dacă participă virtual sau în persoană.

Încadrare mai bună pentru întâlniri mai captivante

Un lucru care poate distrage atenția de la scopul unei întâlniri este trecutul cuiva acasă. Poziționarea camerei poate fi, de asemenea, problematică. O persoană poate avea fața să ocupe 80% din ecranul video. Altul poate ocupa doar 20%, deoarece sta mai departe de camera PC-ului.

O nouă cameră inteligentă Surface Hub 2S va permite o mai bună încadrare a feței. Acest lucru va afecta momentul în care oamenii se întâlnesc virtual în Microsoft Teams. Caracteristicile includ ajustarea vederii camerei, astfel încât fețele oamenilor să fie mai clare, pe lângă faptul că au o dimensiune mai consistentă.

De asemenea, afișajul video se va ajusta automat pe măsură ce oamenii se alătură sau părăsesc o cameră fizică.

Obține un control mai bun asupra videoclipului folosind PowerPoint pentru a prezenta

Oamenii partajează adesea un ecran într-un apel video și prezintă o prezentare PowerPoint. Poate fi dificil să-i menții pe toți la fel de implicați ca atunci când prezinți în persoană.

De exemplu, în persoană, poți menține contactul vizual. Oamenii pot să-ți vadă clar expresiile faciale în momentul în care vorbești despre anumite lucruri. Acesta nu este întotdeauna cazul când prezinți virtual. Aplicația îți poate împinge fluxul video într-o cutie mică.

Există o nouă funcție viitoare pentru echipe numită Cameo. Vă va permite să integrați perfect PowerPoint cu echipele MS. Poții decide exact cum dorești să apară feedul video în raport cu prezentarea. 

O altă adăugare este Recording Studio. Această nouă funcție pentru PowerPoint îți permite să înregistrezi videoclipuri la cerere cu aspect profesional. O poți face chiar în aplicație.

Obține ajutor pentru abilitățile tale de prezentare

Microsoft a introdus o mulțime de capabilități AI în Microsoft 365 în ultimii câțiva ani. Unul care te va ajuta în curând să oferi prezentări virtuale mai bune este Speaker Coach.

Acesta este un antrenor privat și personalizat. Te poate ajuta să îți îmbunătățești abilitățile de prezentare. Acest lucru îmbunătățește trecerea la diferențele dintre prezentarea online și prezentarea în persoană.

Feedback-ul poate include:

• folosirea limbajului repetitiv;
• folosirea cuvintelor de umplutură;
• viteza vorbirii
• pauzele 
• intonația
• multe altele

Întreabă-ne despre cum îți poți îmbunătăți munca în stil hibrid cu Microsoft 365

Microsoft 365 are o mulțime de funcții utile. Dar te ajută să ai un ghid expert care să te ajute să navigghezi prin aceste capacități. Contactează-ne astăzi pentru a configura un chat despre cum Microsoft 365 îți poate ajuta afacerea să se dezvolte.

Luarea notițelor.

Acestea sunt o parte esențială a operațiilor de zi cu zi pentru mulți antreprenori, manageri și multe echipe. Până la urmă, oamenii nu se pot baza doar pe memorie pentru a-și aduce aminte tot ce s-a discutat într-o zi – mai ales atunci când intervin probleme importante.

Când vine vorba de luarea notițelor, metodele tradiționale sunt eficiente dar iau prea mult timă. Business-urile moderne au nevoie de ceva care să le permită să lucreze mai rapid. Din acest motiv optează pentru soluții digitale precum OneNote.

OneNote este un instrument de productivitate care folosește cloud-ul și tehnolgooile Microsoft pentru a face din scrierea, depozitarea și distribuirea informațiilor un task extrem de simplu.

Gândește-te la OneNote ca la un hub pentru toate notițele, care-ți permite să le organizezi în diferite moduri. Îți permite să atașezi și documente multimedia lângă text simplu.

Așadar, dacă ești în căutarea unui instrument de notițe robust, OneNote s-ar putea să fie soluția pentru tine.

Continuă să citești pentru a descoperi diverse căi prin care acest instrument poate fi de folos pentru tine și afacerea ta.

De ce ar trebui să te bazezi pe OneNote?

OneNote nu este doar un instrument puternic pentru luarea notițelor. Este de asemenea o unealtă care-ți permite să realizezi diferite funcții pentru o procesare a informațiilor mult mai ușoară.

Câteva din beneficiile principale includ:

Beneficiul #1. Promovarea colaborării în timp real

OneNote este parte din suita cloud Office365 a Microsoft. Asta înseamnă că utilizatorii OneNote pot să împartă fișiere cu alți coechiperi sau clienți în timp real. Mai multe persoane pot vedea și edita notițele simultan, permițând o colaborare fără fricțiune tot timpul.

Un lucru foarte interesant la editarea în timp real este că poți ține cont de schimbările fișierului pentru toată perioada. Poți chiar și restaura fișierul la o versiune anterioară în cazul unui accident.

Afacerile care folosesc mai multe locații pot beneficia de această funcționalitate, deoarece persoane din diferite colțuri ale țării sau ale lumii pot colabora în același timp, pe aceleași documente.

Fără alte cuvinte, nu e nevoie să schimbi zeci de e-mail-uri și să pierzi timp așteptând răspunsurile – managerii pot să își ușureze munca și să lucreze mai bine cu echipa, fără să fie nevoie să plece din birou.

Beneficiul #2. Securizarea informațiilor sensibile

Business-ul online și partajarea datelor sensibile vine cu riscuri de securitate. Asta e cu atât mai adevărat pentru software-ul laptop-urilor. Din fericire, OneNote vine cu o serie de funcționalități de securitate care-ți protejează datele și nu le lasă expuse către terți.

De exemplu, poți bloca anumite secțiuni cu parolă, având în același timp toată informația securizată cu criptare 3DES. Dacă documentele tale protejate de parolă sunt inactive pentru o perioadă lungă, software-ul le va bloca automat pentru a preveni scurgerile de date.

Beneficiul #3. Integrarea cu alte tipuri de software

Precum alte aplicații din suita Office365, OneNote a abilități de integrare foarte bune. Poți să sincronizezi OneNote-ul cu Outlook pentru a trimite informații pe email direct în aplicație și vice versa.

Mai mult de atât, poți integra acest software cu alte aplicații care nu se află în ecosistemul Microsoft. O parte din plugin-urile notabile sunt Zapier, Trello, Slack, Evernote, Dropbox, Salesforce și altele. Toate aplicațiile esențiale vor fi sincronizate, permițând echipei tale să fie și mai productivă în fiecare zi.

Beneficiul #4. Managementul proiectului

OneNote are multe moduri de folosire pentru afacerile generale. Totuși, e gândit special pentru project management.

Managerii de proiect se întâlnesc des cu probleme precum neînțelegeri între membrii echipei, întârzieri în comunicare sau blocaje ale proiectelor. Cu ajutorul OneNote, multe din aceste probleme vor fi atenuate.

Managamentul proiectelor poate astfel să devină direct. Acest lucru e posibil deoarece OneNote face treaba managerilor ușoară, fiind capabili să țină cont de realizările echipei. Pot actualiza timeline-ul, pot bifa task-urile completate și pot asigna alte task-uri cu ușurință.

OneNote, la următorul nivel!

Dacă ai mai folosit OneNote până acum, s-ar putea să fii interesat să înveți câteva ponturi ca să scoți maximul din acest software.

Folosește notițele rapide

Notițele rapide sunt o funcționalitate foarte faină care-ți permit să scrii un gând scurt care ți-a trecut prin minte când erai la prânz sau când nu erai încă la muncă.

Imaginează-ți că ești la magazin și îți aduci aminte că n-ai răspuns la un e-mail important. Poți să-ți scoți telefonul, deschizi aplicația OneNote și creezi o notiță rapidă, care să-ți reamintească de acest task.

Data viitoare când deschizi OneNote pe computer, o să vezi acolo mesajul.

Această funcționalitate e asemănătoare cu Sticky Notes, deoarece îți permite să-ți notezi orice idee sau gând în câteva secunde. Totate notițele tale vor fi salvate într-o secțiune a notițelor rapide.

Caută în toate notițele anumite informații

Căutarea notițelor poate deveni o problemă, odată cu trecerea timpului. Dacă ești un utilizator activ, o să ai în câteva luni sute de notițe. Dar nu-ți pune probleme, deoerece sunt multe opțiuni pentru a-ți organiza notițele și a căuta anumite informații.

OneNote are o opțiune de search, pentru a te ajuta să găsești mult mai repede ce ai nevoie.

Tot ce trebuie să faci este să apeși click pe lupă sau să folosești comanda CTRL-F de pe tastatură și să cauți o frază sau un cuvânt. Software-ul va căuta prin tot ce ai scris, chiar și prin poze, după rezultatele tale.

Poți să restrângi căutarea selectând meniul și alegând opțiunea căutată. O să vezi toate rezultatele subliniate în nptițele tale.

Când găsești notițele pe care le-ai căutat, poți închide apăsând X, în colțul din dreapta.

Folosește șabloane prestabilite

OneNote e construit să aibă o pânză goală pentru orice notiță nouă. Acest lucru oferă utilizatorilor multă flexibilitate. În orice caz, uneori acest lucru poate da impresia de simplitate. Astfel, poți adăuga structură, stil și culoare aplicației tale!

Din fericire, există foarte multe template-uri pre-generate din care poți alege. Poți descărca un template cu un fundal decorativ, listă de to-do, planner și multe altele.

Ține cont că poți folosi aceste template-uri doar în cadrul fișierelor OneNote. Cele care conțint deja text nu vor funcționa, deoarece majoritatea design-urilor forțează textul să apară într-un anume loc.

Dacă trebuie să adaugi un template unei notițe deja existente, creează una nouă cu template-ul aferent și copiază textul.

Scanarea documentelor de pe smartphone

Ai nevoie de notițe de pe documente scanate? Asta nu e o problemă pentru OneNote. Poți să folosești Microsoft Lens, o aplicație de scanare a PDF-urilor, pentru a scana multiple documente folosind telefonul și urcându-le în OneNote.

Devino maestru luării notițelor

Instrumentele de luare a notițelor au ajutat de-a lungul vremii mulți angajați și manageri să devină productivi. OneNote este un astfel de software care pare să le aibă pe toate – funcționalități din abundență, flexibilitate și ușurință de folosire.

Fie că ești un antreprenor care vrea să sporească performanța echipei tale sau un project manager care are nevoie să gestioneze mai bine timeline-ul proiectului, OneNote te poate ajuta. 

Contactează echipa Connsys pentru a vedea cum te putem ajuta cu nevoile tale în ceea ce privește OneNote.

Microsoft 365 este unul din cele mai bune instrumente de colaborare și productivitate de pe piață. Acest soft le conferă utilizatorilor săi comunicare fără bariere, scalabilitate și susține munca remote cu ajutorul anumitor funcționalități. Securitatea este de asemenea una solidă, datorită unei vaste arii de mecanisme de apărare. 

Dar asta nu înseamnă că nu poți fi ținta unor atacuri cibernetice. 

Scurgerile de date, accesul neautorizat și malware-ul pot să-ți afecteze în continuare sistemul și pot reprezenta puncte de intrare ideale pentru hackeri. Dacă business-ul tău cade victimă acestor atacuri cibernetice, consecințele pot fi grave – variind de la perturbări operaționale până la pagube aduse reputației tale.

Singurul mod prin care poți să respingi hackerii este să îți aduci protecția datelor din aplicația Microsoft 365 la următorul nivel. Acest articol va lista cele mai eficiente măsuri de securitate ce-ți vor proteja datele în Microsoft 365. 

Cele 11 măsuri de securitate

Activează autentificarea multi-factor

Utilizatorii Microsoft 365 au o singură metodă de verificare a identității lor atunci când își folosesc username-ul și parola. Din păcate, multe persoane nu reușesc să folosească protocoalele de creare a unei parole robuste (combinații de litere mari cu litere mici, cifre, caractere speciale). Dacă și tu ești în aceeași corabie, trebuie să știi că-ți expui organizația unor intruși!

Aici intervine autentificarea folosind multi-factor și te salvează.

Acest concept poate să-ți sporească securitatea Microsoft365 cu ajutorul unor parole de tipul one-time sau altor factori ce-ți pot verifica identitatea. Cea mai bună parte? Aceste măsuri nu sunt complicate de aplicat!

Totuși, activarea autentificării multi-factor ar trebui să fie doar primul tău pas. Următorul ar trebui să fie activarea Security Defaults, o funcționalitate dezvoltată de Microsoft ce impune autentificarea multi-factor în fiecare cont de administrator. 

O altă idee ar fi să implementezi autentificarea multi-factor în toate conturile fără permisii de administrator. Acest lucru ar fi ideal deoarece conturile respective pot să pună în pericol servicii și aplicații din ecosistemul tău. 

Folosește funcționalitatea ”expirarea sesiunii”

Mulți angajați uită să se delogheze de pe conturile lor sau să-și blocheze dispozitivul mobil sau computerul. Asta le poate oferi hackerilor acces nelimitat la conturile companiei, acordându-le acestora șansa să compromită grav datele firmei tale.

Introducând funcționalitatea ”expirarea sesiunii” în rețeaua internă și în conturi te va ajuta, deoarece va deloga automat utilizatorii după o anumită perioadă de inactivitate. Asta înseamnă că hackerii nu pot să preia controlul dispozitivelor tale sau să acceseze informații sensibile.

Nu partaja în mod public calendarul  

Partajarea calendarului le permite angajaților tăi să-și sincronizeze și împartă programul cu colegii lor. Deși acest lucru facilitează colaborarea în echipă, poate de asemenea să le ofere hackerilor informații depsre operațiunile ce au loc în compania ta și despre utilizatori vulnerabili.

Spre exemplu, dacă administratorul securității tale cibernetice este în vacanță iar acest fapt este public, atacatorii pot să folosească această ”fereastră” pentru a lansa malware spre site-ul tău web. 

Folosește protejarea avansată împotriva pericolelor cibernetice

ATP (Advanced Threat Protection) este o soluție robustă ce detectează și previne pericole avansate ce reușesc, în general, să treacă de protecția antivirușilor sau a firewall-ului.

Această funcționalitate oferă acces la o bază de date ce primește constant actualizări în timp real, care permite utilizatorilor să înțeleagă anumite pericole și să integreze datele respective în analiza lor. 

ATP îți oferă notificări despre atacuri cibernetice, severitatea acestora și metoda care le-a oprit, indiferent de sursă. Această funcționalitate este extrem de folositoare împotriva prevenirii phishing-ului. 

Acest soft se bazează pe machine learning și o bază de date masivă cu site-uri suspicioase și notorii pentru livrarea malware sau încercările de phishing. 

Folosește-te de notificările de securitate ale polticii companiei tale

Microsoft 365 îți permite să stabilești notificările politicii de securitate în centrul de conformitate (compliance center) pentru a satisface nevoile de securitate ale companiei tale. De exemplu, aceștia trimit angajaților tăi sfaturi despre cum trebuie să trimită informații sensibile oricând sunt pe punctul de a trimite un mesaj către un contact ce nu se află în propria rețea.

Aceste avertismente pot să te protejeze împotriva scurgerilor de date în timp ce arată echipei tale modalități sigure de partajare a datelor.

Securizează accesul de pe mobil

Echipa ta folosește destul de des smartphone-ul pentru a accesa e-mail-uri, contacte, documente și calendare ce țin de muncă, mai ales dacă lucreză remote. Așadar, securizarea dispozitivelor mobile ar trebui să fie o prioritate când vorbim despre protejarea datelor.

Cel mai bun mod prin care poți face asta e instalarea funcționalităților Microsoft 365 de management a dispoztivelor mobile. Acestea îți pot permite schimbarea polticii de securitate, permisiunilor, restricțiilor și pot șterge informații cruciale de pe dispozitive furate sau pierdute.

Dezactivează protocolului de autentificare de tip legacy

Merită remarcat faptul că protocoalele de tip legacy nu acceptă o multitudine de funcționalități ce țin de securitate dezvoltate de Microsoft 365, funcționalități ce reduc șansele de intruși, precum o face autentificarea de tip multi-factor. Acest lucru transformă autentificarea de tip legacy în oportunități de acces perfecte pentru persoanele care vor să-ți atace organizația.

Așadar, cel mai bine ar fi să dezactivezi protocoalele de autentificare legacy, pentru a limita riscurile. 

Totuși, poate că ar trebui să te gândești de două ori legat de autentificarea de tip legacy și dezactivarea acesteia dacă echipa ta încă trebuie să se logheze pe conturi de e-mail mai vechi. Vestea bună e că încă poți să-ți faci rețeaua sigură – restricționează accesul utilizatorilor care nu au nevoie de acest protocol!

Integrează accesul pe bază de roluri în companie

Management-ul accesului e o funcționalitate convenientă de securitate care poate limita fluxul de informații private din afacerea ta. De asemenea, îți permite să stabilești care utilizatori pot accesa datele companiei tale. 

Spre exemplu, poți minimiza scurgerile de date prevenind angajații dintr-o echipă să citească și editeze fișiere ce sunt destinate doar nivelului executiv.

Bazează-te pe jurnalul de audit unificat

Jurnalul de audit unificat include înregistrări de la diferite servicii Microsoft 365, incluzând Azure AD, SharePoint Online, OneDrive și Microsoft Teams. Activândul, poți să-i oferi administratorului o privire de ansamblu asupra activității malițioase și acțiunilor ce violează polticile organizației.

De asemenea, ar fi bine să incorporezi înregistrările în instrumentul tău SIEM (Security Information and Event Management). Făcând asta, poți să-ți conectezi înregistrările cu soluții de monitorizare și management pentru a detecta activitatea anormală. În plus, îți poate îmbunătăți securitatea suitei tale Microsoft365 în general.

Encriptează e-mail-urile

Encriptarea datelor sensibile este în general ultima soluție când trebuie să te ocupi de încălcarea datelor companiei tale. Dar dacă atacatorii cibernetici sau hackerii îți accesează e-mail-urile, instrumentele robuste de encripție le pot face imposibil de citit. Din acest motiv encripția e-mail-urilor merită să fie luată în considerare.

Această funcționalitate este necesară pentru utilizatorii Microsoft 365 ce partajează mail-uri și fișiere în mod regulat.

Educă-ți angajații

Măsurile de mai sus sunt, în mod cert, eficiente, însă s-ar putea ca ele să nu conteze dacă nu-ți implici și angajații în acest proces. Eroarea umană este cauza principală pentru majoritatea breșelor de securitate din companii.

O modalitate prin care poți preveni aceste breșe în compania ta este programarea unor sesiuni de training cu angajații tăi despre securitate cibernetică. Acestea pot să mărească nivelul de conștientizare a potențialelor pericole și pot să-i ghideze pe angajați cum ar trebui să adreseze aceste probleme.

Asta e cu atât mai important atunci când recrutezi. Asigură-te că treci noii angajați printr-un training extensiv privind securitatea cibernetică înainte să le oferi acces la date sensibile sau dispozitive ale organizației.

Nu lăsa datele business-ului tău în voia întâmplării

Microsoft 367 oferă o multitudine de instrumente intuitive și ușor de folosit. Experiența poate fi atât de lejeră încât poți uita de protejarea datelor tale!

Totuși, pui un mare pariu cu tine când faci asta, deoarece îți lași sistemul pradă unor hackeri.

Cu asta în minte, aplică mecanismele de securitate de care am discutat în acest articol și scate în mod vizibil amenințările de securitate către business-ul tău.

Putem să te ajutăm și mai mult de atât. Contactează-ne pentru o discuție scurtă, în care analizăm nevoile tale în ceea ce privește Microsoft 365 și aplicațiile sale. Hai să vedem cum putem să evităm pe cât posibil problemele de securitate cibernetică ațintite asupra business-ului tău!